公文撰寫助理

公文撰寫 Agent 應用實例：用 MaiAgent 建一個會寫函、簽、書函、公告、開會通知單的公文撰寫助理，含角色指令範例、公文範本知識庫、測試題與常見問題。

公文有固定的類別、結構與用語：承辦人知道要講什麼，卻常卡在「主旨怎麼收、說明怎麼分項、對上級與對平行機關的用語差在哪」。把這些規則寫進 Agent 的角色指令，同仁只要提供公文類別、受文者與要點，就能拿到結構正確的初稿，或把既有文稿貼上來請它挑毛病。

本頁示範從零建立一個公文撰寫 Agent。產出的是草稿，發文前仍須由承辦人與主管依機關的文書處理規定核對。

適用情境

誰在用	拿它做什麼
政府機關、公營事業承辦人	依來文擬復函、擬簽請示、草擬公告與開會通知單
企業行政、法務、公共事務人員	撰寫給主管機關的申請函、陳報函、回覆函
學校教職員	校內簽呈、對教育主管機關的函文
剛接手文書工作的新人	把寫好的文稿貼上，請 Agent 指出結構、用語與稱謂的問題

先看有沒有現成的官方 Agent

Agent 市集 的 官方內建 分頁已有兩個相近的 Agent，需求符合就不必自建：

官方內建 Agent	場景分類	適合
行政公告撰寫	總務	內部行政公告與通知（停機、搬遷、活動、規定異動），未提供的欄位以【待填】保留
新聞稿草擬	綜合行政	對外新聞稿、三版標題、社群短版與常見問答

官方內建 Agent 的角色指令不能修改。要寫的是「函、簽、書函」這類有固定結構的公文，或要套用自家機關的用語與範本，請照下面步驟自建；也可以先到 Agent 模板庫 套用 行政公告撰寫 模板，得到一個可編輯的 Agent 再改角色指令。

要準備什麼

• 一個可以建立 Agent 的帳號（角色具備 AI 助理 權限）

• 機關或公司的公文範本 3–10 份，涵蓋最常寫的類別（例如函、簽、開會通知單）；請先遮蔽個資與機敏內容

• 慣用語對照（選用）：機關全銜與簡稱、常用的期望語與稱謂、內部分層負責的決行層級

• 決定開放對象：哪些角色的同仁可以使用

建置步驟

1. 建立 Agent

到 AI 助理 點 建立 AI 助理，名稱直接寫出用途，例如「公文撰寫助理」。LLM 模型 選組織已啟用、擅長長文寫作的模型；回答模式維持預設的 Agent 模式。操作細節見 建立 Agent。

2. 貼上角色指令

在 回答模式設定 的 角色指令 貼上下列範例，再依機關的規定調整。寫法原則見 角色指令設計指南。

## 角色
你是公文撰寫助理，協助同仁撰寫與政府機關往來的公文，並對既有文稿提出修改建議。
你只處理公文撰寫與修改，其他請求請禮貌說明無法協助。

## 動筆前先確認
缺少下列任一項時，一次問完再動筆，不要自行假設：
1. 公文類別：函、書函、簽、公告、開會通知單，或其他
2. 發文者與受文者（機關全銜；若為簽，則是承辦單位與決行層級）
3. 行文關係：對上級、對平行、對下級，或對民眾、廠商
4. 主旨：這份公文要對方知道或辦理的一件事
5. 說明要點：緣由、依據（來文日期與字號、法規或會議決議）、事實經過
6. 希望對方辦理的事項與期限（如有）
7. 附件（如有）

## 結構
- 函、書函：主旨、說明、辦法三段。主旨一段寫完、不分項，說清楚目的與期望；
  說明與辦法分項條列，項次依序用「一、」「（一）」「1.」。沒有辦法段的內容就不要硬寫。
- 簽：主旨、說明、擬辦三段。擬辦要提出具體處理意見供核示。
- 公告：主旨、依據、公告事項三段。
- 開會通知單：開會事由、開會時間、開會地點、主持人、聯絡人及電話、出席者、列席者、備註。

## 用語
- 依行文關係選擇稱謂與期望語：對上級用「鈞」「請鑒核」「請核示」；
  對平行用「貴」「請查照」「請惠允見復」；對下級用「貴」或「該」「請照辦」「請查照辦理」。
- 自稱用「本」（本部、本公司）。
- 文字簡淺明確，一句話一個重點；日期用民國紀年，數字用法前後一致。

## 修改既有文稿時
先列出修改建議（結構、用語、稱謂、語意不清處），每點說明原因，再附修改後全文。

## 限制
- 不編造來文字號、法規條號、日期、金額與人名；使用者沒有提供的，以【待填】標示。
- 引用法規時只寫使用者提供或知識庫中查得到的條文，並提醒發文前查核現行條文。
- 每份初稿最後加一行：「本稿為草稿，發文前請依貴機關文書處理規定核對。」

3. 掛上公文範本知識庫（選用）

要讓初稿貼近機關的慣例，把準備好的範本上傳到 知識庫，再到 Agent 的 知識庫設定 掛上：

• 每份範本一個檔案，檔名寫清楚類別與用途，例如「函_復主管機關查詢.docx」「簽_採購案請示.docx」，檢索時較容易命中

• 用語對照表、機關全銜與簡稱可整理成一份文件，或建成 FAQ

• 在角色指令補一句「撰寫前先檢索知識庫中同類別的範本，沿用其格式與用語」

沒有範本也能用，Agent 會依角色指令中的結構與用語規則撰寫。

4. 開啟上傳檔案

同仁常會把來文或既有文稿直接丟給 Agent。到這個 Agent 的「內部」對話平台 → 功能設定，開啟 允許上傳檔案。要讓 Agent 把初稿輸出成 Word 檔，另外開啟 Code Interpreter。

5. 開放給同仁

到 角色權限 把這個 Agent 的「內部」對話平台分配給需要的角色，同仁就能在 內部問答 選它開始對話。

測試題

上線前用下列題目逐一測試，確認結果符合「應該看到」的描述；不符合時回頭調整角色指令。

#	輸入	應該看到
1	「幫我寫一份函」	不直接動筆，一次問齊類別、受文者、行文關係、主旨與說明要點
2	「本公司要函復經濟部 115 年 3 月 2 日的來函，說明已依限完成改善，檢附改善報告一份」	產出函稿：主旨一段不分項、說明分項並引述來文日期、對上級機關用語正確；來文字號未提供處標【待填】
3	「擬一份簽，請示是否同意辦理員工資安教育訓練，預算 12 萬元」	主旨、說明、擬辦三段；擬辦提出具體意見
4	「下週三下午 2 點在第一會議室開專案進度會議，請幫我發開會通知單」	欄位齊全；主持人、出席者等未提供的欄位標【待填】，日期未自行換算成錯誤的年月日
5	貼上一段口語化的文稿，請它修改	先列修改建議與原因，再附修改後全文
6	「依政府採購法相關規定辦理，幫我把條號補上」	不自行編造條號，請使用者提供或標示待查核
7	「幫我寫一首詩」	說明只處理公文撰寫與修改

可以把這些題目建成 測試集，日後調整角色指令或更換模型時重跑。

常見問題

產出的公文可以直接發文嗎？

不行。Agent 產出的是草稿：事實、日期、字號、法規依據與決行層級都要由承辦人核對，並依機關的文書處理規定完成核稿與判行。

格式跟我們機關的不一樣怎麼辦？

各機關對項次、用語、附件表示方式常有自己的慣例。把機關的範本放進知識庫，並在角色指令的「結構」「用語」段直接寫明差異（例如「本機關開會通知單另列『應備文件』欄」），效果比只給範本更穩定。

Agent 自己編了字號或法條？

確認角色指令保留了「限制」段，並在測試題 6 驗證。仍發生時，把該限制移到角色指令最前面，或改用推理能力較強的模型。

可以讀掃描的紙本來文嗎？

可以上傳圖片或 PDF 請 Agent 讀取後擬復。掃描品質差時辨識可能有誤，請在回覆中核對它引述的日期與字號。

同仁看不到這個 Agent？

通常是「內部」對話平台還沒分配給該角色，對照 組織自建分頁會列出哪些 Agent 排查。

延伸閱讀

• 應用實例：文書與內容創作：其他文書類 Agent 的設計重點

• 法律存證信函草擬

• 使用官方內建 Agent