會議存取權限

會議記錄的可見範圍、參與者與外部參與者名單管理，以及「會議記錄管理權限」的設定方式

會議內容常涉及機敏資訊，因此會議列表不會顯示組織內所有會議。每位成員預設只看得到自己有份參與的會議；需要分享給同事時，由會議內的「參與者」名單開放存取權。

誰看得到哪些會議

身分	在會議列表看到的範圍
一般成員	只看到「自己建立的」＋「被加入為參與者的」會議
組織擁有者（Owner）	組織內全部會議
具「會議記錄管理權限」的成員	組織內全部會議

沒有存取權的會議，即使拿到網址直接開啟，也會顯示找不到該會議——系統不會透露它的存在。

會議列表：「參與者」欄顯示該會議的存取名單

建立會議的人會自動成為該會議的主持人，永遠看得到自己建立的會議。

參與者：會議的存取名單

會議詳情頁右側的「參與者」卡片，就是這場會議的存取名單——名單上的人才看得到這場會議。

參與者卡片：主持人標籤、成員清單、新增參與者按鈕

卡片內容：

• 主持人：會議建立者，姓名旁有主持人標籤

• 成員：被加入的組織成員

• 外部參與者（卡片下方）：非組織成員的與會者姓名，純文字名單，不代表存取權，詳見 外部參與者

會議列表的「參與者」欄位同樣顯示這份名單，超過 2 人時以 +N 表示。

「參與者」與「外部參與者」是兩件事。外部參與者只是登記姓名，不會讓對方看得到這場會議；要開放檢視權，必須把組織成員加進參與者名單。

誰能看名單、誰能改名單

動作	條件
檢視參與者名單	任何看得到這場會議的人
新增 / 移除參與者	組織擁有者、具「會議記錄管理權限」者，或已在名單上的任何參與者

新增參與者

1. 開啟會議詳情頁

在會議列表點選要分享的會議。

2. 點選參與者卡片右上角的「＋」

卡片會展開一個成員選單。

3. 選擇組織成員後按「新增」

從組織成員中選擇要加入的人

• 選單只列出同一個組織的成員，可輸入關鍵字搜尋

• 已在名單上的人不會重複出現在選單中

• 新增成功後，對方立即在自己的會議列表看到這場會議

移除參與者

在參與者名單中點選該成員右側的「✕」，確認後即移除。對方立刻失去這場會議的檢視權。

主持人不能被移除。 會議建立者那一列沒有移除按鈕，確保會議永遠至少有一個人管得到。

外部參與者：登記非組織成員

客戶、廠商、顧問這類不是組織成員的與會者，無法加進「參與者」名單，但可以登記在「外部參與者」。外部參與者是純文字名單：只記錄在會議資訊裡、讓與會名單完整，不會獲得檢視權、不會收到通知、也不需要帳號。

使用情境

業務主管要和客戶開產品導入會議，與會的有自己團隊的兩位同事，以及客戶方的兩位窗口。她開啟「即時轉錄」，在「參與者」選了兩位同事，讓他們會後能自己看逐字稿；再在「外部參與者」輸入客戶窗口的姓名與公司。會議進行到一半，客戶的技術主管臨時加入，她直接在右側「外部參與者」區塊按「＋」補上姓名，錄音不受影響。會後打開會議詳情頁，參與者卡片清楚分成兩塊：同事在「參與者」、客戶在「外部參與者」，整份與會名單一目了然，而客戶方仍然看不到這場會議的內容。

建立會議時登記

在「即時轉錄」設定表單中，「參與者」下方有「外部參與者」欄位：輸入姓名後按 Enter，姓名會變成一個標籤；可以連續輸入多位。開始錄音時，這份名單會和會議一起建立。

「參與者」只能選組織成員並授予檢視權；「外部參與者」則自由輸入姓名，僅記錄於會議資訊

「外部參與者」欄位目前提供於即時轉錄設定表單；離線音檔上傳表單與會議列表的編輯對話框沒有這個欄位。若是離線會議或事後想補登，請到會議詳情頁的側欄新增（見下一節）。

錄音中或會後在側欄增刪

即時轉錄頁（錄音進行中）與會議詳情頁（會議結束後）的右側參與者卡片，都有「外部參與者」區塊，可隨時新增或移除：

1. 新增

點選「外部參與者」右側的「＋」，輸入姓名後按 Enter 或「新增」。儲存成功後名單立即更新，離開頁面再回來、或重新整理後仍是最新名單。

2. 移除

點選該姓名右側的「✕」即移除，不會跳出確認視窗；誤刪可以立刻重新新增。

側欄分成兩塊：「參與者」是有檢視權的組織成員，「外部參與者」是純名單

• 能新增／移除外部參與者的人，與能編輯這場會議的人相同：具「轉錄權限」且看得到這場會議的成員；其他人只能檢視名單

• 若儲存失敗，畫面會顯示「外部參與者更新失敗」，名單維持原狀，錄音不受影響

名單規則

規則	說明
人數上限	每場會議最多 20 名，達上限後無法再新增並會提示
姓名長度	每位最長 50 字，超過時會提示過長，不會自動截斷
重複姓名	完全相同的姓名視為同一人，自動合併
空白	空白或只有空格的輸入不會被收進名單

以上規則在設定表單、錄音中側欄、會後側欄三個入口一體適用。

從行事曆邀請發起的會議（例如在 MaiGPT 會議記錄快捷面板連接行事曆後開始錄製）會自動帶入邀請名單：邀請中的組織成員自動成為「參與者」並獲得檢視權，其他人自動登記為「外部參與者」。名單同樣可以事後在側欄調整。

開放「看全部會議」

稽核、交接、部門主管等情境需要綜觀組織內所有會議時，透過角色權限開放：

1. 進入組織設定的角色權限頁面

參考 角色權限管理。

2. 編輯角色權限，勾選「會議記錄管理權限」

勾選「會議記錄管理權限」讓該角色成員看得到組織內所有會議

「會議記錄管理權限」在權限清單最下方，是獨立的主權限：

• 未勾選：該角色成員只看得到自己有參與（建立或被加入）的會議

• 已勾選：該角色成員看得到組織內所有會議

• 勾選「會議記錄權限」時，系統會自動一併勾起這個權限；若只想讓該角色看自己參與的會議，手動取消勾選即可

具「會議記錄管理權限」者若只想檢視自己參與的會議，可透過 API 參數 ?scope=mine 過濾。

常見狀況

同事說看不到我建立的會議？

把他加進該會議的參與者名單即可，加入後立即生效。

客戶或廠商也來開會，要怎麼記進會議？

把姓名登記在「外部參與者」。這只是名單，對方不會因此看得到會議內容；若對方是組織成員，改加進「參與者」名單才會有檢視權。

取消勾選「會議記錄管理權限」後，舊會議還看得到嗎？

只看得到自己建立的，以及被加進參與者名單的會議。過去別人建立、你沒被加入的會議會從列表消失——需要的話請該會議的參與者把你加入。