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# 檔案庫

檔案庫是存放工作檔案的地方：說明個人、組織與共用空間的權限，上傳與整理檔案、版本紀錄、線上編輯，以及如何把檔案帶進 MaiGPT 對話。

檔案庫是 MaiAgent Work 裡存放工作檔案的地方。你可以把合約、簡報、報表依「檔案工作區」分類保存，在 MaiGPT 對話中讓 AI 直接參考；AI 在對話中產出的圖片、影片與檔案，也會自動收進你的檔案庫。本頁給**員工**（上傳、整理、帶進對話）與**組織管理員**（開通、角色權限、共用空間）參考。

{% hint style="warning" %}
檔案庫需要組織開通後才能使用。預設未開通，組織管理員無法在後台自行開啟；如需使用，請聯繫 MaiAgent。
{% endhint %}

## 誰可以使用 <a href="#permissions" id="permissions"></a>

組織管理員在 [角色權限管理](/org/roles/role-permission.md) 為角色勾選「檔案庫權限」。勾選後，角色會一併取得底下五個子權限：

| 權限           | 控制內容                                             |
| ------------ | ------------------------------------------------ |
| 檔案庫權限        | 左側選單是否顯示 <mark style="color:blue;">檔案庫</mark>    |
| 個人空間權限       | 使用自己的 <mark style="color:blue;">我的檔案</mark>      |
| 組織空間檢視權限     | 瀏覽、搜尋與下載 <mark style="color:blue;">組織共用檔案</mark> |
| 組織空間編輯權限     | 在組織空間上傳、搬移、重新命名與刪除檔案                             |
| 建立共用空間權限     | 建立、編輯與刪除共用空間                                     |
| 可被邀請加入共用空間權限 | 角色被選為共用空間的授權角色時，成員才看得到該空間                        |

「擁有者」角色的成員自動擁有全部檔案庫權限。

{% hint style="info" %}
左側選單的 <mark style="color:blue;">檔案庫</mark> 只在角色具備完整的「檔案庫權限」時出現；只勾選部分子權限的角色看不到入口。
{% endhint %}

## 進入方式 <a href="#how-to-open" id="how-to-open"></a>

點左側選單的 <mark style="color:blue;">檔案庫</mark>。畫面左側是空間樹，依序為 <mark style="color:blue;">個人空間</mark>、<mark style="color:blue;">組織空間</mark>、<mark style="color:blue;">共用空間</mark>，最下方 <mark style="color:blue;">系統</mark> 底下是 <mark style="color:blue;">對話附件</mark>；右側是目前所選資料夾的檔案清單。

## 空間與檔案工作區 <a href="#spaces-and-workspaces" id="spaces-and-workspaces"></a>

每個空間底下第一層的資料夾稱為「檔案工作區」，工作區裡可以再建資料夾。**檔案一定要放在檔案工作區或其中的資料夾**，空間根節點不能直接放檔案。

| 空間   | 左側顯示名稱                                  | 誰看得到                             | 誰能上傳與整理                |
| ---- | --------------------------------------- | -------------------------------- | ---------------------- |
| 個人空間 | <mark style="color:blue;">我的檔案</mark>   | 只有自己（擁有者也看不到別人的個人空間）             | 自己                     |
| 組織空間 | <mark style="color:blue;">組織共用檔案</mark> | 具「組織空間檢視權限」的成員                   | 具「組織空間編輯權限」的成員         |
| 共用空間 | 建立時自訂的名稱                                | 建立者，以及屬於授權角色、且具「可被邀請加入共用空間權限」的成員 | 看得到該空間、且具「組織空間編輯權限」的成員 |

個人空間與組織空間在你第一次進入檔案庫時自動建立。

### 建立與管理共用空間 <a href="#shared-spaces" id="shared-spaces"></a>

具「建立共用空間權限」的成員可以：

1. 在左側 <mark style="color:blue;">共用空間</mark> 標題右邊點「＋」（<mark style="color:blue;">建立共用空間</mark>）。
2. 輸入 <mark style="color:blue;">空間名稱</mark>，在 <mark style="color:blue;">授權角色</mark> 選擇至少一個角色。下方的 <mark style="color:blue;">即將取得存取權的成員</mark> 會列出名單；缺少「可被邀請加入共用空間權限」的成員不會取得存取權，並會提示人數。
3. 點 <mark style="color:blue;">確認</mark>。

要修改或刪除，在左側共用空間名稱上按滑鼠右鍵，選 <mark style="color:blue;">編輯共用空間</mark> 或 <mark style="color:blue;">刪除共用空間</mark>。空間內還有檔案工作區或檔案時無法刪除。若授權角色全部被刪除，空間會顯示「此空間的所有授權角色已被刪除，目前僅建立者與組織管理員可存取。請補充授權角色以恢復。」，重新選擇授權角色即可恢復。

## 建立工作區與上傳檔案 <a href="#create-and-upload" id="create-and-upload"></a>

{% stepper %}
{% step %}

### 建立檔案工作區 <a href="#create-workspace" id="create-workspace"></a>

在左側點選空間名稱，點右上角 <mark style="color:blue;">新增檔案工作區</mark>，輸入 <mark style="color:blue;">工作區名稱</mark> 後點 <mark style="color:blue;">確認</mark>。要在工作區內分類，進入工作區後點 <mark style="color:blue;">新增資料夾</mark>。同一層不能有同名資料夾，工作區以下最多 10 層。
{% endstep %}

{% step %}

### 上傳檔案 <a href="#upload-files" id="upload-files"></a>

進入工作區或資料夾，點 <mark style="color:blue;">上傳檔案</mark>，在 <mark style="color:blue;">匯入文件</mark> 視窗點 <mark style="color:blue;">選擇檔案</mark>（可多選），確認清單後點 <mark style="color:blue;">開始匯入</mark>。
{% endstep %}

{% step %}

### 確認解析狀態 <a href="#check-parse-status" id="check-parse-status"></a>

上傳後系統會自動解析檔案內容，<mark style="color:blue;">解析狀態</mark> 從 <mark style="color:blue;">解析中</mark> 變成 <mark style="color:blue;">可載入</mark> 即完成；顯示 <mark style="color:blue;">解析失敗</mark> 時，將游標移到旁邊的資訊圖示可查看原因。
{% endstep %}
{% endstepper %}

| 類型 | 支援的副檔名                                              |
| -- | --------------------------------------------------- |
| 文件 | PDF、DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、CSV、TXT、MD、JSON、HTML |
| 圖片 | PNG、JPG、JPEG、GIF、WEBP                               |
| 音訊 | MP3、WAV、M4A                                         |
| 影片 | MP4                                                 |

單檔上限 10 MB。超過上限或格式不支援的檔案會在清單中標示錯誤、不會匯入，其他檔案照常匯入。

## 找檔案與整理 <a href="#browse-and-organize" id="browse-and-organize"></a>

* **搜尋**：右上角 <mark style="color:blue;">搜尋所有可見檔案…</mark> 依檔名搜尋你看得到的所有空間，最多顯示前 100 筆。在空間根節點，可用 <mark style="color:blue;">搜尋此空間的檔案工作區…</mark> 篩選工作區。
* **篩選與檢視**：在資料夾內用 <mark style="color:blue;">類型：全部</mark> 下拉多選檔案類型；用 <mark style="color:blue;">清單檢視</mark>／<mark style="color:blue;">縮圖檢視</mark> 切換顯示方式。
* **檔案詳情**：點檔名開啟詳情，可查看大小、建立時間、<mark style="color:blue;">更新者</mark>、<mark style="color:blue;">來源</mark>（<mark style="color:blue;">上傳</mark> 或 <mark style="color:blue;">Agent 產出</mark>）、<mark style="color:blue;">位置</mark>；AI 產出的檔案另有 <mark style="color:blue;">來源對話</mark> 與 <mark style="color:blue;">使用模型</mark>。點 <mark style="color:blue;">下載</mark> 取得原檔。
* **重新命名、移動、刪除**：點檔案列最右側的「⋯」，選 <mark style="color:blue;">重新命名</mark>、<mark style="color:blue;">移動到…</mark> 或 <mark style="color:blue;">刪除</mark>；也可以勾選多個檔案，在上方選 <mark style="color:blue;">移動</mark> 或 <mark style="color:blue;">刪除</mark>（一次最多 200 個）。這些操作的對象是檔案。

移動時只能選檔案工作區或資料夾當目的地。跨空間移動會提示「跨空間移動會變更檔案的可見範圍：移動後目標空間的成員皆可存取。」已作為附件加入 MaiGPT 對話的檔案被刪除後，也會從該對話的附件中移除。

## 版本紀錄與還原 <a href="#history-and-restore" id="history-and-restore"></a>

* **工作區異動紀錄**：進入檔案工作區後點 <mark style="color:blue;">版本紀錄</mark>，可查看匯入、重新命名、移動、刪除等異動，點該筆的 <mark style="color:blue;">還原</mark> 撤銷那次動作，刪掉的檔案也能這樣救回。還原需要該空間的編輯權限。
* **檔案版本**：檔案經線上編輯、上傳新版本，或 AI 在同一對話中重新產出同名檔案時，會產生新版本。有版本的檔案，詳情中會出現 <mark style="color:blue;">版本</mark>，可預覽舊版或點 <mark style="color:blue;">還原至此版本</mark>。每個檔案保留最近 20 個版本。

## 線上編輯 <a href="#online-editing" id="online-editing"></a>

{% hint style="info" %}
線上編輯需要組織另外開通。未開通時，檔案選單不會出現 <mark style="color:blue;">編輯</mark> 與 <mark style="color:blue;">上傳新版本</mark>。
{% endhint %}

| 檔案類型            | 操作方式                                                                                                                                               | 大小上限                 |
| --------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------- |
| MD、TXT、JSON、CSV | 點 <mark style="color:blue;">編輯</mark> 開啟 <mark style="color:blue;">線上編輯</mark> 頁面，修改後點 <mark style="color:blue;">儲存</mark>，每次儲存成為一個新版本；CSV 以表格方式編輯 | 5 MB；CSV 另限 50,000 列 |
| DOCX、XLSX、PPTX  | 點 <mark style="color:blue;">編輯</mark> 在頁面內開啟 Office 編輯器，完成後點 <mark style="color:blue;">關閉</mark>，內容會存回成為新版本                                        | 10 MB                |
| 以上所有格式          | 在電腦上改好後，用 <mark style="color:blue;">上傳新版本</mark> 回傳，只接受相同副檔名                                                                                       | 10 MB                |

* 編輯需要該空間的編輯權限。超過大小上限的檔案仍可預覽與下載，請改用 <mark style="color:blue;">上傳新版本</mark>。DOC、XLS、PPT 舊格式不提供線上編輯。
* 編輯時若其他成員已先儲存新版本，畫面會提示，可選 <mark style="color:blue;">仍以我的內容儲存為新版本</mark> 或 <mark style="color:blue;">載入最新版本</mark>。
* Office 檔案存回期間，檔名旁顯示 <mark style="color:blue;">儲存中</mark>；顯示 <mark style="color:blue;">儲存失敗，點此重試</mark> 時，點它重新存回。編輯服務無法連線時會提示改用上傳新版本。
* Office 線上編輯的架構與部署方式，請見技術手冊 [ONLYOFFICE 線上編輯](https://docs.maiagent.ai/tech/platform-development/onlyoffice-online-editing)。

## 工作區指引 <a href="#workspace-instructions" id="workspace-instructions"></a>

進入檔案工作區後點 <mark style="color:blue;">工作區指引</mark>，可看到系統依檔名與資料夾結構整理的說明（「檔案地圖」與「調用策略」），協助 AI 在對話中理解這個工作區。檔案有異動時會自動更新；手動 <mark style="color:blue;">儲存</mark> 過之後，系統改為提出建議，顯示「偵測到檔案異動，已產生工作區指引更新建議」，點 <mark style="color:blue;">套用建議</mark> 才會生效。產生指引會使用 AI 模型，用量計入組織 Credits。

## 搭配 MaiGPT 使用 <a href="#use-with-maigpt" id="use-with-maigpt"></a>

以下功能需要同時具備 MaiGPT 使用權限，對話操作請見 [AI 對話](/work/maigpt/chat.md)。

| 想做什麼         | 怎麼做                                                                                                                                                                                                                                                     |
| ------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| 讓 AI 參考整個工作區 | 在 MaiGPT 輸入框點 <mark style="color:blue;">檔案工作區</mark>，於 <mark style="color:blue;">選擇檔案工作區</mark> 選一個工作區，點 <mark style="color:blue;">設為檔案工作區</mark>；或在檔案庫的工作區點 <mark style="color:blue;">由此開始對話</mark>。AI 回答時可引用工作區中已分析的檔案，之後的對話選同一個工作區即可延續背景             |
| 更換或取消工作區     | 點輸入框上的工作區名稱 <mark style="color:blue;">更換工作區</mark>，或點旁邊的「×」<mark style="color:blue;">解除工作區</mark>                                                                                                                                                       |
| 把指定檔案帶進對話    | 在檔案詳情點 <mark style="color:blue;">作為附件開始對話</mark>，或勾選多個檔案後點 <mark style="color:blue;">開始對話</mark>，會開啟新的 MaiGPT 對話並附上這些檔案                                                                                                                                 |
| 保存對話中上傳的附件   | 對話已套用工作區時，上傳的附件會自動歸檔到該工作區，並顯示「已歸檔至「工作區名稱」」，可點 <mark style="color:blue;">還原</mark> 取消歸檔。附加檔案前先在輸入框寫「放到 Acme 提案工作區」，會改歸檔到名稱相符、你有編輯權限的工作區                                                                                                                  |
| 找到 AI 產出的檔案  | 對話中 AI 產生的圖片、影片與檔案會自動存進 <mark style="color:blue;">我的檔案</mark> 的 <mark style="color:blue;">暫存區</mark>，來源顯示 <mark style="color:blue;">Agent 產出</mark>。在對話的 <mark style="color:blue;">Output 檔案</mark> 面板也可點 <mark style="color:blue;">在檔案庫開啟</mark> 前往檔案庫 |

AI 簡報產生的圖片同樣收在暫存區，每份簡報一個資料夾，詳見 [AI 簡報](/work/maigpt/slides.md)。

## 對話附件 <a href="#conversation-attachments" id="conversation-attachments"></a>

左側最下方 <mark style="color:blue;">系統</mark> → <mark style="color:blue;">對話附件</mark> 列出仍在計費的對話附件，顯示 <mark style="color:blue;">名稱</mark>、<mark style="color:blue;">大小</mark> 與 <mark style="color:blue;">到期倒數</mark>。一般成員看到自己有發言的對話中的附件，「擁有者」看到全組織的附件。可以下載，或提前刪除以停止計費；刪除後無法復原。

## 費用與限制 <a href="#billing-and-limits" id="billing-and-limits"></a>

| 項目      | 限制              |
| ------- | --------------- |
| 單檔大小    | 10 MB           |
| 批次移動／刪除 | 一次最多 200 個檔案    |
| 資料夾層數   | 工作區以下最多 10 層    |
| 檔案版本    | 每個檔案保留最近 20 個版本 |
| 搜尋結果    | 最多顯示前 100 筆     |

檔案庫中的檔案（含歷史版本）以 <mark style="color:blue;">檔案庫儲存</mark> 項目計費，依每 MB／月費率按日扣除 Credits，與知識庫、對話附件的儲存各自計費，同一檔案不會重複收費。詳見 [Credits](/others/credits.md)。

## 常見問題 <a href="#faq" id="faq"></a>

### 左側選單看不到「檔案庫」？ <a href="#faq-no-menu" id="faq-no-menu"></a>

請確認兩件事：組織已開通檔案庫，以及你的角色勾選了完整的「檔案庫權限」。只勾選部分子權限時，選單不會出現檔案庫。

### 「上傳檔案」按鈕是灰色的？ <a href="#faq-upload-disabled" id="faq-upload-disabled"></a>

將游標移到按鈕上可看到原因。顯示「空間根節點不可直接上傳，請先進入或建立檔案工作區」時，請先點進一個檔案工作區；顯示「你沒有編輯組織空間的權限」時，請組織管理員為你的角色加上「組織空間編輯權限」。

### 檔案庫和知識庫有什麼不同？ <a href="#faq-vs-knowledge-base" id="faq-vs-knowledge-base"></a>

兩者是分開的。檔案庫的檔案不會進入任何知識庫，AI 助理的知識庫檢索也不會用到它們；檔案庫是讓你在 MaiGPT 對話中透過檔案工作區或附件使用檔案。若要讓 AI 助理在客服或內部問答中引用文件，請上傳到 [知識庫](/build/agent-builder/knowledge-base/km.md)。

### 刪錯檔案可以救回嗎？ <a href="#faq-restore-deleted" id="faq-restore-deleted"></a>

可以。進入原本的檔案工作區，點 <mark style="color:blue;">版本紀錄</mark>，找到那筆刪除紀錄點 <mark style="color:blue;">還原</mark>。若原本所在的資料夾已不存在，會出現「還原失敗：原始位置已不存在」。


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# Agent Instructions
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## Querying This Documentation
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Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter:

```
GET https://docs.maiagent.ai/work/file-library.md?ask=<question>&goal=<endgoal>
```

`ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language.
`goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal.

The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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