成員管理

成員管理：成員與角色的關係、Email 邀請（已有帳號直接加入）、組織邀請連結、成員列表操作、刪除成員與分配角色，以及批次新增成員、角色成員與成員 Metadata 的進階操作。

什麼是成員？

成員(Member)是組織內的使用者，透過被分配到不同的角色來獲得相應的權限和資源。

簡單理解：

成員就像是「公司的員工」，每位員工可以加入不同的部門（角色），並根據所屬部門獲得對應的工作權限。

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成員類型說明

成員類型	說明	權限範圍
擁有者	預設為組織的創建者	擁有所有資源的完整存取權限 可以管理組織設定與角色權限
一般成員	角色內的成員	擁有所屬角色的權限與資源，如問答、對話權限等

簡單理解：

• 擁有者 = 公司的總經理或系統管理員，可以管理所有事情

• 一般成員 = 公司的員工，根據所屬部門（角色）擁有不同權限

角色權限的詳細設定請參閱 角色權限管理。

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基礎操作

進入成員管理介面

1. 登入 MaiAgent 平台

2. 從左側選單點擊 「組織設定」

3. 點擊 「組織概覽」

4. 點擊 「編輯成員」按鈕進入成員管理頁面

如何選擇加入成員的方式？

加入成員都從成員管理頁右上角的「邀請新成員」按鈕開始，視窗裡有兩個頁籤，請依情境選擇：

快速判斷

• 你有對方的 Email 名單（不論對方有沒有 MaiAgent 帳號）→ 使用「透過 Email 邀請」：已有帳號的人會直接加入組織，沒有帳號的人會收到邀請信

• 想讓大家自助註冊 → 使用「生成邀請連結」，把連結分享出去

情境範例：企業批次開通 30 位員工帳號

情況 A：你有員工名單 → 使用「透過 Email 邀請」的批量導入功能，一次貼上 30 個 Email。送出後系統會分別顯示直接加入、已發送邀請與已跳過（已是成員）的人數，不必事先分辨誰有帳號

情況 B：想讓大家自助註冊 → 使用「生成邀請連結」，將連結透過公告或群組分享給員工

情況 C：人數更多、或要同時指派角色 → 使用右上角「批次功能」的 Excel 匯入，見 進階操作：批次成員與權限管理

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已有 MaiAgent 帳號的人：Email 邀請直接加入

要加入的成員已經擁有 MaiAgent 帳號時，同樣使用「透過 Email 邀請」：

1. 在成員管理頁面點擊右上角「邀請新成員」

2. 在「透過 Email 邀請」頁籤選擇角色，輸入對方的 Email 後點「新增」

3. 點擊「發送邀請」

系統依 Email 判斷對方已有帳號，會直接把對方加入組織並套用所選角色，不需要對方做任何操作；完成訊息顯示「直接加入：N 人」，對方立即出現在成員列表。已經是組織成員的 Email 會被跳過，顯示「已跳過（已是成員）：N 人」。

邀請連結只在註冊當下掛上角色，已有帳號的人用邀請連結無法加入。要替既有成員補角色，請在成員列表用 編輯成員角色，或用 批次新增角色成員。

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Email 邀請（沒有帳號，有名單）

當您要邀請的成員尚未擁有 MaiAgent 帳號，且您已有對方的 Email 名單時，可透過 Email 邀請功能發送邀請信。

步驟 1：進入邀請功能

1. 從左側選單點擊「組織設定」>「組織概覽」

2. 在 管理操作 區點擊「編輯成員」進入成員管理頁

3. 點擊右上角「邀請新成員」按鈕（成員列表、邀請狀態、邀請連結三個頁籤都看得到這顆按鈕）

步驟 2：設定邀請內容

1. 選擇「透過 Email 邀請」頁籤

2. 選擇角色（可多選）：設定受邀者加入組織後的預設角色

3. 「Credits 額度」區塊（採 Credits 計費且具 Credit 管理權限時顯示）會顯示受邀者加入時會套用的組織預設額度；要讓這批受邀者拿到不同的額度，開啟「為這批邀請另設額度」，詳見 成員 Credits 額度管理：邀請時另設額度

4. 「邀請有效期」只套用在邀請連結；Email 邀請沒有到期日，在受邀者加入或你撤銷前都有效

步驟 3：輸入受邀者 Email

在 Email 地址欄位輸入受邀者的電子郵件，點擊「新增」將其加入邀請清單。

新增後，Email 會顯示在「已添加」清單中。

步驟 4：批量輸入多個 Email（選用）

若需要一次邀請多位成員，點擊「批量導入」切換至批量輸入模式，可直接貼上多個 Email（以逗號、分號或換行分隔）。

步驟 5：發送邀請

確認邀請清單無誤後，點擊「發送邀請」。系統會依每個 Email 的狀況分別處理，完成訊息會列出三種結果的人數：

結果訊息	代表
直接加入：N 人	已有 MaiAgent 帳號，已直接加入組織並套用角色，出現在成員列表
已發送邀請：N 人	尚無帳號，已寄出邀請信，可在「邀請狀態」頁籤追蹤
已跳過（已是成員）：N 人	已經在組織內，不重複處理

受邀者流程

受邀者點信中的連結完成註冊後，系統會依收到邀請的信箱自動把對方加入組織並套用指定角色。Email 邀請沒有到期日，在對方加入或你撤銷前都有效；信件沒收到時，可在「邀請狀態」按「重新發送」（同一筆邀請連同第一次最多寄 3 次，間隔至少 5 分鐘）。

受邀者註冊教學

受邀者端的完整步驟（註冊、登入、邀請期限、公司使用 SSO 時的登入方式、切換組織）請見 收到邀請：加入組織，可以直接把該頁連結轉給受邀者。

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組織邀請連結（沒有帳號，自助註冊）

當您要邀請的成員尚未擁有 MaiAgent 帳號，且希望讓大家自行註冊時，可生成一個邀請連結分享給受邀者。

步驟 1：生成邀請連結

1. 點擊「邀請新成員」按鈕

2. 選擇「生成邀請連結」頁籤

3. 選擇角色（可多選）：設定透過此連結註冊者的預設角色

4. （Credits 計費組織）在「Credits 額度」區塊確認透過此連結加入者會套用的額度；要另設時開啟「為這批邀請另設額度」，每位加入者各拿一份，詳見 成員 Credits 額度管理：邀請時另設額度

5. 設定邀請有效期

6. （選填）輸入連結描述，方便後續辨識管理

7. 點擊「生成邀請連結」

步驟 2：複製並分享連結

連結生成後，點擊「複製連結」即可將邀請連結複製到剪貼簿，透過 Email、通訊軟體或內部公告分享給受邀者。摘要卡會列出角色、有效期與「加入時額度」。

步驟 3：受邀者完成註冊

受邀者點擊連結後會進入 MaiAgent 註冊頁面，填寫基本資料並完成註冊後，即自動加入您的組織。

注意事項

• 邀請連結有使用期限，過期後將無法使用

• 同一連結可供多人使用註冊

• 已有帳號的人無法用邀請連結加入，請改用 Email 邀請

管理已建立的邀請連結

成員管理頁的「邀請連結」頁籤列出組織建立過的所有連結，可用描述關鍵字搜尋，或以狀態（啟用中、已過期、已關閉）篩選。

欄位	說明
描述	建立連結時填的描述，沒填顯示「-」
邀請角色	透過此連結註冊的人會拿到的角色；超過兩個時收合成「+N」，滑過可展開
邀請時間、邀請人	連結建立的時間與建立者
過期時間	連結失效時間
加入人數	透過此連結註冊加入的人數。大於 0 時可點開「已加入使用者列表」視窗，列出每位使用者與加入時間，並可搜尋姓名或 Email
狀態	左側開關可隨時停用或重新啟用連結；已過期的連結無法再啟用，請重新生成
操作	複製連結

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成員列表的操作

「成員列表」頁籤可用姓名、ID 或 Email 搜尋，也可用角色下拉篩選出某個角色的成員（詳見 角色成員篩選）。每位成員的操作欄有三個圖示：

圖示	功能
編輯成員角色	調整這位成員所屬的角色，見 為成員分配角色
編輯成員資訊	替成員設定個人偏好與自訂屬性（部門、職稱、分機等），見 個人資料：自訂屬性—管理員代為設定
刪除	將成員移出組織，見下方 刪除成員

刪除成員

透過 「刪除」 按鈕可將成員從組織中移除。

為成員分配角色

成員加入組織後，您可以賦予每位成員不同的角色，根據角色給予其對應的權限。詳細設定請參閱 角色權限管理。

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進階操作：批次成員與權限管理

什麼時候需要批次操作？

當您需要一次新增大量成員（例如：50 位新員工）或為多位員工分配角色時，使用批次功能可以節省大量時間。

MaiAgent 提供強大的批次管理功能，適合需要大量新增或管理成員的情境。透過 Excel 檔案匯入，可一次完成多位成員的新增與角色分配，大幅提升管理效率。

批次功能入口

在成員管理頁面，點擊右上角的 「批次功能」按鈕，下拉選單中有三個選項：

選項	用途
批次新增成員至組織	用 Email 名單一次把多人加入組織，見 批次新增成員至組織
批次新增角色成員	一次為多位成員指派角色，見 批次新增角色成員
批次匯入成員 Metadata	一次更新多位成員的自訂屬性（部門、職稱、員編等），見 批次匯入成員 Metadata

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批次新增成員至組織

此功能可透過 Excel 檔案一次新增多位成員到組織。

操作步驟：

1. 下載範本：點擊「下載範本」取得 Excel 範本檔案

2. 編輯範本：在範本中填入成員的 Email（必填欄位）

3. 上傳檔案：將編輯好的檔案拖放或點擊上傳

4. 執行匯入：點擊「上傳並執行」完成批次新增

Excel 檔案格式

欄位名稱	必填	說明
Name	選填	成員顯示名稱，若未填則自動使用 Email 前綴
Email(required)	✅ 必填	成員的電子郵件地址

範例檔案內容

Name	Email(required)
王小明	[e-mail]
李小華	[e-mail]
張大偉	[e-mail]
	[e-mail]

案例說明

某企業需要將 50 位新進員工加入 MaiAgent 組織：

1. IT 管理員從人資系統匯出員工名單（含姓名、Email）

2. 將資料整理成上述格式的 Excel 檔案

3. 上傳執行後，系統會：

   • 為已有 MaiAgent 帳號的員工：直接加入組織

   • 為尚無帳號的員工：自動建立帳號並加入組織

4. 所有新成員自動獲得「預設角色」權限

檔案格式說明

• 僅支援 .xlsx 格式

• 檔案大小限制 10 MB

• Email 為必填欄位

• 已存在組織的成員將被忽略（不會重複加入）

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批次新增角色成員

此功能可批次為多位成員指派角色，實現自動分配權限。

操作步驟：

1. 下載範本：點擊「下載上傳範本」取得 Excel 範本

2. 下載參考資料（選用）：點擊「下載目前成員角色分配」查看現有配置

3. 編輯範本：

   • 填入成員 Email

   • 填入要分配的角色 ID

4. 上傳檔案：將編輯好的檔案拖放或點擊上傳

5. 執行匯入：點擊「上傳並執行」完成批次角色分配

Excel 檔案格式

欄位名稱	必填	說明
Name	選填	成員顯示名稱，若未填則自動使用 Email 前綴
Email(required)	✅ 必填	成員的電子郵件地址
Group_id(required)	✅ 必填	要分配的角色 ID（UUID 格式）
Group_name	選填	角色名稱（僅供參考，系統以 Group_id 為準）

如何取得角色 ID？

點擊「下載目前成員角色分配」可匯出包含所有角色 ID 的參考檔案，或至 角色權限管理 頁面查看各角色的 ID。

範例檔案內容

Name	Email(required)	Group_id(required)	Group_name
王小明	[e-mail]	4e368ab4-c543-48a2-bbb8-f6f5a0bf6c61	產品部門
王小明	[e-mail]	7a2b3c4d-e5f6-7890-abcd-ef1234567890	Agent 管理員
李小華	[e-mail]	4e368ab4-c543-48a2-bbb8-f6f5a0bf6c61	產品部門
張大偉	[e-mail]	8b9c0d1e-f2a3-4567-89ab-cdef01234567	研發部門
新員工	[e-mail]	4e368ab4-c543-48a2-bbb8-f6f5a0bf6c61	產品部門

案例說明：部門權限批次設定

某企業完成 Azure AD 串接後，需要為 100 位員工依部門分配不同的資源存取權限（關於 Azure AD 設定，請參閱 第三方登入（SSO））：

步驟 1：準備角色

• 在 MaiAgent 建立部門角色：「產品部門」「研發部門」「業務部門」

• 為各角色設定對應的功能權限（詳見 角色權限管理）

• 為各角色分配可存取的 Agent、知識庫、對話平台

步驟 2：準備 Excel

• 從人資系統匯出員工名單（含部門資訊）

• 對照部門名稱填入對應的角色 ID

• 同一位員工可出現多列（例如王小明同時屬於產品部門和 Agent 管理員）

步驟 3：執行匯入

• 上傳 Excel 後，系統會：

  • 已在組織的成員：直接分配角色

  • 尚未加入組織的 Email：自動邀請加入並分配角色

  • 成員立即獲得角色對應的權限

成果

• 100 位員工在 5 分鐘內完成權限設定

• 各部門員工僅能存取與其業務相關的 Agent、知識庫、對話平台

檔案格式說明

• 僅支援 .xlsx 格式

• 檔案大小限制 10 MB

• Email 和角色 ID 為必填欄位

• 同一 Email 可出現在多列（一人可擁有多個角色）

• 不存在組織的 Email 將自動建立帳號並邀請至組織

• 預設角色（DEFAULT）不可透過 Excel 批次分配

• 擁有者角色（OWNER）不可透過 Excel 批次分配

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批次匯入成員 Metadata

此功能可透過 Excel 一次更新多位成員的自訂屬性（metadata），例如把人資系統的部門、職稱、員工編號整批寫進成員資料。寫入的內容和成員在 個人資料 自己填的、或管理員用 編輯成員資訊 填的是同一份資料。

操作步驟：

1. 下載範本：點擊「下載範本」取得 Excel 範本

2. 編輯範本：每一列填一位成員的一個屬性（Email、屬性名稱、值）；同一位成員有多個屬性就填多列

3. 上傳檔案：將編輯好的檔案拖放或點擊上傳

4. 執行匯入：點擊「上傳並執行」，完成後顯示「已更新 N 筆 metadata」（N 為更新的成員數）

Excel 檔案格式

欄位名稱	必填	說明
Email(required)	✅ 必填	成員的電子郵件，必須已是組織成員
Key	✅ 必填	屬性名稱，例如 部門
Value	✅ 必填	屬性的值，例如 產品開發部

範例檔案內容

Email(required)	Key	Value
[e-mail]	部門	產品開發部
[e-mail]	職稱	工程師
[e-mail]	部門	業務部

整批成功或整批失敗，不會部分套用

• 僅支援 .xlsx 格式，檔案大小限制 10 MB

• Email、Key、Value 三欄都必填；任一格空白、同一位成員出現重複的 Key、或 Email 不是組織成員，整份檔案都不會寫入，錯誤訊息會指出有問題的列

• 檔案裡有列出的成員，自訂屬性會整份換成檔案的內容：原本有、但檔案沒列的屬性會被清掉，包含「個人偏好」。要保留既有屬性，請把它們一起填進檔案

• 檔案沒列到的成員不受影響

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延伸閱讀

• 角色與權限的詳細設定，請參閱 角色權限管理

• EIP 登入的自動角色同步機制，請參閱 第三方登入（SSO）