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# 公告管理

公告管理：發布組織公告給全部成員或指定角色、成員，設定提醒方式、顯示期間、優先級、連結與多語系內容，並從列表看每則公告的狀態。

組織公告會出現在成員後台右上角鈴鐺的 [通知中心](/start/notifications.md) 的 <mark style="color:blue;">組織公告</mark> 分頁，適合發布系統維護時間、新 Agent 上線、使用規範更新等要讓同仁看到的訊息。需要成員一定注意到的公告，可以把 [提醒方式](#reminder-method) 設成 <mark style="color:blue;">短暫提示</mark> 或 <mark style="color:blue;">彈出視窗</mark>，成員下次登入或換頁時會主動看到（兩種方式的提醒次數不同，見 [提醒方式](#reminder-method)）。公告可以只發給某幾個角色或某幾位成員，也可以排程在未來某個時間開始顯示。

## 怎麼進入 <a href="#how-to-access" id="how-to-access"></a>

從左側選單點選 <mark style="color:blue;">組織設定</mark> → <mark style="color:blue;">組織概覽</mark>，在 <mark style="color:blue;">管理操作</mark> 區點 <mark style="color:blue;">公告管理</mark>。需要具備「組織概覽權限」的角色，組織擁有者預設具備，見 [角色權限管理](/org/roles/role-permission.md#permission-structure-overview)。新增、編輯與刪除公告僅限組織擁有者，其他具備組織概覽權限的角色只能檢視。

***

## 公告列表 <a href="#announcement-list" id="announcement-list"></a>

列表以建立時間新到舊排列，可用標題關鍵字搜尋，或用 <mark style="color:blue;">優先級</mark> 下拉篩選。

| 欄位                                                                          | 說明                                                                                                                                       |
| --------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| <mark style="color:blue;">標題</mark>、<mark style="color:blue;">內容</mark>     | 以你目前的介面語言顯示；該語言沒有翻譯時顯示來源語言的內容                                                                                                            |
| <mark style="color:blue;">類型</mark>                                         | 組織公告固定為 <mark style="color:blue;">一般公告</mark>；<mark style="color:blue;">系統維護</mark>、<mark style="color:blue;">功能更新</mark> 是平台系統公告才會用到的類型 |
| <mark style="color:blue;">優先級</mark>                                        | <mark style="color:blue;">緊急</mark>、<mark style="color:blue;">重要</mark>、<mark style="color:blue;">一般</mark>                              |
| <mark style="color:blue;">提醒方式</mark>                                       | <mark style="color:blue;">通知中心</mark>、<mark style="color:blue;">彈出視窗</mark>，或「短暫提示・N 秒」（N 為顯示秒數）                                         |
| <mark style="color:blue;">開始時間</mark>、<mark style="color:blue;">結束時間</mark> | 顯示期間；沒有結束時間顯示「-」                                                                                                                         |
| <mark style="color:blue;">顯示發布者</mark>                                      | 是／否                                                                                                                                      |
| <mark style="color:blue;">指定對象</mark>                                       | <mark style="color:blue;">全部成員</mark>，或「N 個群組」「N 個成員」標籤                                                                                  |
| <mark style="color:blue;">狀態</mark>                                         | 見下表                                                                                                                                      |
| <mark style="color:blue;">操作</mark>                                         | <mark style="color:blue;">編輯</mark>、<mark style="color:blue;">刪除</mark>                                                                  |

### 狀態怎麼判定 <a href="#announcement-status" id="announcement-status"></a>

狀態由 <mark style="color:blue;">啟用狀態</mark> 開關與顯示期間自動算出，不需另外操作：

| 狀態                                   | 條件                | 成員看得到嗎    |
| ------------------------------------ | ----------------- | --------- |
| <mark style="color:blue;">進行中</mark> | 已啟用，且現在在開始與結束時間之間 | 看得到       |
| <mark style="color:blue;">排程中</mark> | 已啟用，但開始時間還沒到      | 到開始時間才看得到 |
| <mark style="color:blue;">已過期</mark> | 已啟用，但已超過結束時間      | 看不到       |
| <mark style="color:blue;">已停用</mark> | 啟用狀態關閉            | 看不到       |

***

## 新增或編輯公告 <a href="#create-announcement" id="create-announcement"></a>

點右上角 <mark style="color:blue;">新增公告</mark>，或某則公告的 <mark style="color:blue;">編輯</mark>，表單由上到下是：

### 基本設定 <a href="#basic-fields" id="basic-fields"></a>

| 欄位                                      | 說明                                                                                                                |
| --------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| <mark style="color:blue;">來源語言</mark>   | 你撰寫公告用的語言，預設跟著你目前的介面語言。這個語言的標題與內容是必填，也是其他語言沒填時的後備內容                                                               |
| <mark style="color:blue;">優先級</mark>    | <mark style="color:blue;">緊急</mark>、<mark style="color:blue;">重要</mark>、<mark style="color:blue;">一般</mark>（預設一般） |
| <mark style="color:blue;">開始時間</mark>   | 預設為現在；設成未來時間就是排程發布                                                                                                |
| <mark style="color:blue;">結束時間</mark>   | 不填則永久有效；必須晚於開始時間                                                                                                  |
| <mark style="color:blue;">連結 URL</mark> | 選填。填了之後，成員在公告裡會看到一個連結按鈕，按鈕文字由各語言分頁的 <mark style="color:blue;">連結文字</mark> 決定，沒填則顯示「了解更多」。網址不分語言，各語系共用             |

<mark style="color:blue;">提醒方式</mark> 與 <mark style="color:blue;">顯示秒數</mark> 位在 <mark style="color:blue;">優先級</mark> 下方，說明見下一節。

### 提醒方式 <a href="#reminder-method" id="reminder-method"></a>

所有公告都會出現在成員的通知中心；<mark style="color:blue;">提醒方式</mark> 決定要不要再主動提醒成員一次：

| 提醒方式                                      | 成員會看到什麼                                                             |
| ----------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------- |
| <mark style="color:blue;">通知中心（預設）</mark> | 只出現在右上角通知中心，成員點開鈴鐺才會看到                                              |
| <mark style="color:blue;">短暫提示</mark>     | 成員下次登入或換頁時，右上角跳出一則提示，倒數 <mark style="color:blue;">顯示秒數</mark> 後自動消失 |
| <mark style="color:blue;">彈出視窗</mark>     | 成員下次登入或換頁時，畫面中央跳出完整公告，關閉後才會消失                                       |

選 <mark style="color:blue;">短暫提示</mark> 時，下方會多出 <mark style="color:blue;">顯示秒數</mark>：可填 3～30 的整數，預設 5 秒。填了範圍外的數字或小數，會出現「請輸入 3 到 30 之間的整數」，無法儲存。改選其他提醒方式時不需要填秒數。

<figure><img src="https://1593648278-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fmzb5NG9GDzFP2YDKeYVl%2Fuploads%2Fgit-blob-876fb4c9a442460f6ad33bedff1732aadc7b0fcf%2Forg-announcement-reminder-method.png?alt=media" alt="提醒方式選了短暫提示，下方顯示秒數填 10 秒，並提示可填 3～30 的整數、預設 5 秒"><figcaption><p>選擇短暫提示時，可設定顯示秒數</p></figcaption></figure>

成員端怎麼呈現、什麼時候跳出，見 [通知中心：組織公告的主動提醒](/start/notifications.md#org-announcement-reminders)。

{% hint style="info" %}
兩種主動提醒的次數不同：

* <mark style="color:blue;">短暫提示</mark>：每則公告、每位成員只出現一次。在某個分頁或裝置出現過，其他分頁、裝置就不會再出現；倒數結束或按關閉都不算已讀，公告仍留在通知中心。
* <mark style="color:blue;">彈出視窗</mark>：成員關閉後即算已讀，之後不再跳出；成員還沒關閉就重新整理或換頁，會再跳一次。

已經讀過這則公告的成員不會再被提醒。
{% endhint %}

### 多語系翻譯 <a href="#translations" id="translations"></a>

表單中段有五個語言分頁：English、简体中文、繁體中文、日本語、한국어，其中一個會標示 <mark style="color:blue;">來源語言</mark>。每個分頁都有三個欄位：

| 欄位                                    | 說明                             |
| ------------------------------------- | ------------------------------ |
| <mark style="color:blue;">公告標題</mark> | 來源語言必填                         |
| <mark style="color:blue;">公告內容</mark> | 來源語言必填                         |
| <mark style="color:blue;">連結文字</mark> | 連結按鈕上顯示的文字，最多 100 字，例如「點此了解更多」 |

其他語言的分頁可以不填：成員的介面語言沒有對應翻譯時，自動顯示來源語言的內容，表單右上角會提示「尚有 N 種語言未翻譯」提醒你還缺哪些。只服務單一語言的組織，只填來源語言那一頁就夠了。

### 顯示方式與對象 <a href="#display-and-target" id="display-and-target"></a>

| 欄位                                     | 說明                                                                        |
| -------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------- |
| <mark style="color:blue;">啟用狀態</mark>  | 關閉後公告立即從成員的通知中心消失，列表狀態變為 <mark style="color:blue;">已停用</mark>；之後可再開啟，不必重建 |
| <mark style="color:blue;">顯示發布者</mark> | 開啟後公告上會顯示你的名稱                                                             |
| <mark style="color:blue;">指定對象</mark>  | 四種模式，見下表                                                                  |

| 指定對象                                  | 誰會收到                                 |
| ------------------------------------- | ------------------------------------ |
| <mark style="color:blue;">全部成員</mark> | 組織內所有成員                              |
| <mark style="color:blue;">指定群組</mark> | 選一個或多個角色，屬於任一所選角色的成員                 |
| <mark style="color:blue;">指定成員</mark> | 用姓名或 Email 搜尋並選取個別成員                 |
| <mark style="color:blue;">自訂對象</mark> | 同時選角色與成員；符合任一所選角色**或**被點名的成員都會收到（OR） |

填完按 <mark style="color:blue;">確認</mark> 送出。公告不會另外寄 Email。

<figure><img src="https://1593648278-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fmzb5NG9GDzFP2YDKeYVl%2Fuploads%2Fgit-blob-6faf2bbea3a2975e0d0d1bea73e4284bff09a57a%2Forg-announcement-list-reminder.png?alt=media" alt="公告列表兩則示範公告，提醒方式欄分別顯示彈出視窗與短暫提示・10 秒"><figcaption><p>列表的提醒方式欄</p></figcaption></figure>

***

## 刪除公告 <a href="#delete-announcement" id="delete-announcement"></a>

點該則公告操作欄的 <mark style="color:blue;">刪除</mark> 並確認。刪除後成員的通知中心也會一併移除這則公告。只是暫時下架、之後還要用的公告，建議改用編輯裡的 <mark style="color:blue;">啟用狀態</mark> 關閉。

***

## 使用情境 <a href="#scenario" id="scenario"></a>

小麥公司要在下週五晚上停機維護知識庫。組織擁有者週一先建立一則公告：來源語言選繁體中文、優先級選 <mark style="color:blue;">重要</mark>、開始時間設在週四早上九點、結束時間設在週五維護結束，並在英文分頁補上英文標題與內容給外籍同事；指定對象選 <mark style="color:blue;">指定群組</mark> 勾「知識庫管理員」與「客服部」。建立後列表顯示 <mark style="color:blue;">排程中</mark>，週四早上自動變成 <mark style="color:blue;">進行中</mark>，這兩個角色的成員打開鈴鐺就看得到，週五過後自動變成 <mark style="color:blue;">已過期</mark>。

擔心同仁沒打開鈴鐺，組織擁有者建立這則公告時把 <mark style="color:blue;">提醒方式</mark> 選成 <mark style="color:blue;">短暫提示</mark>、<mark style="color:blue;">顯示秒數</mark> 填 10。另一則「新版請假流程上線」則選 <mark style="color:blue;">彈出視窗</mark>，確保每個人都讀過。客服專員下次登入後台時，畫面中央先跳出請假流程的公告；按 <mark style="color:blue;">知道了</mark> 關閉後，右上角接著出現維護提示並倒數 10 秒。她在另一個分頁打開後台時，維護提示不會再出現一次。

***

## 常見問題 <a href="#faq" id="faq"></a>

### 成員說沒看到公告？ <a href="#faq-member-not-see" id="faq-member-not-see"></a>

依序確認：列表狀態是不是 <mark style="color:blue;">進行中</mark>（排程中要等開始時間；已停用或已過期看不到）、該成員是否在指定對象內（指定群組時看他所屬的角色）、他看的是不是**這個組織**的通知中心（通知依組織分開，見 [通知中心](/start/notifications.md#faq-missing-announcement)）。

### 可以發系統維護或功能更新類型的公告嗎？ <a href="#faq-announcement-type" id="faq-announcement-type"></a>

組織公告的類型固定為 <mark style="color:blue;">一般公告</mark>，表單沒有類型欄位。<mark style="color:blue;">系統維護</mark>、<mark style="color:blue;">功能更新</mark> 是 MaiAgent 平台發給所有組織的系統公告使用的類型，出現在通知中心的 <mark style="color:blue;">系統公告</mark> 分頁。

### 成員說短暫提示一下就不見了，去哪裡找？ <a href="#faq-toast-missed" id="faq-toast-missed"></a>

短暫提示倒數結束或被按 ×，都不算已讀，公告仍以未讀留在通知中心的 <mark style="color:blue;">組織公告</mark> 分頁，點開就看得到。短暫提示不會再跳第二次；希望成員一定讀到的公告，改用 <mark style="color:blue;">彈出視窗</mark>。

### 編輯已發布的公告，成員會收到兩次嗎？ <a href="#faq-edit-twice" id="faq-edit-twice"></a>

不會。編輯是就地更新同一則公告，成員的通知中心會直接顯示新內容。

## 延伸閱讀 <a href="#further-reading" id="further-reading"></a>

* [通知中心](/start/notifications.md)：成員端怎麼看公告、已讀規則
* [組織概覽](/org/overview/organization-overview.md#management-actions)：公告管理與其他管理入口
* [角色權限管理](/org/roles/role-permission.md)：指定群組時可選的角色


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