成員管理

什麼是成員？

成員(Member)是組織內的使用者，透過被分配到不同的角色來獲得相應的權限和資源。

簡單理解：

成員就像是「公司的員工」，每位員工可以加入不同的部門（角色），並根據所屬部門獲得對應的工作權限。

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成員類型說明

成員類型	說明	權限範圍
擁有者	預設為組織的創建者	擁有所有資源的完整存取權限 可以管理組織設定與角色權限
一般成員	角色內的成員	擁有所屬角色的權限與資源，如問答、對話權限等

簡單理解：

• 擁有者 = 公司的總經理或系統管理員，可以管理所有事情

• 一般成員 = 公司的員工，根據所屬部門（角色）擁有不同權限

角色權限的詳細設定請參閱 角色權限管理。

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基礎操作

進入成員管理介面

1. 登入 MaiAgent 平台

2. 從左側選單點擊 「組織設定」

3. 點擊 「組織概覽」

4. 點擊 「編輯成員」按鈕進入成員管理頁面

新增成員

在該組織下，您可以透過點選 「編輯成員」，將已是 MaiAgent 使用者的 Email 加入到該組織。

編輯成員頁面

點選 「新增成員」，填入該使用者的 Email 即可將其加入組織。

欲邀請的使用者必須擁有 MaiAgent 帳號才可以被加入組織成員中。

刪除成員

也可透過 「刪除」 按鈕刪除該成員。

為成員分配角色

新增成員完畢後，您可以賦予每位成員您定義的角色，根據角色給予其事先定義好的權限。

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進階操作：批次成員與權限管理

什麼時候需要批次操作？

當您需要一次新增大量成員（例如：50 位新員工）或為多位員工分配角色時，使用批次功能可以節省大量時間。

MaiAgent 提供強大的批次管理功能，適合需要大量新增或管理成員的情境。透過 Excel 檔案匯入，可一次完成多位成員的新增與角色分配，大幅提升管理效率。

批次功能入口

在成員管理頁面，點擊右上角的 「批次功能」按鈕：

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批次新增成員至組織

此功能可透過 Excel 檔案一次新增多位成員到組織。

操作步驟：

1. 下載範本：點擊「下載範本」取得 Excel 範本檔案

2. 編輯範本：在範本中填入成員的 Email（必填欄位）

3. 上傳檔案：將編輯好的檔案拖放或點擊上傳

4. 執行匯入：點擊「上傳並執行」完成批次新增

Excel 檔案格式

欄位名稱	必填	說明
Name	選填	成員顯示名稱，若未填則自動使用 Email 前綴
Email(required)	✅ 必填	成員的電子郵件地址

範例檔案內容

Name	Email(required)
王小明	[email protected]
李小華	[email protected]
張大偉	[email protected]
	[email protected]

案例說明

某企業需要將 50 位新進員工加入 MaiAgent 組織：

1. IT 管理員從人資系統匯出員工名單（含姓名、Email）

2. 將資料整理成上述格式的 Excel 檔案

3. 上傳執行後，系統會：

   • 為已有 MaiAgent 帳號的員工：直接加入組織

   • 為尚無帳號的員工：自動建立帳號並加入組織

4. 所有新成員自動獲得「預設角色」權限

檔案格式說明

• 僅支援 .xlsx 格式

• 檔案大小限制 10 MB

• Email 為必填欄位

• 已存在組織的成員將被忽略（不會重複加入）

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批次新增角色成員

此功能可批次為多位成員指派角色，實現自動分配權限。

操作步驟：

1. 下載範本：點擊「下載上傳範本」取得 Excel 範本

2. 下載參考資料（選用）：點擊「下載目前成員角色分配」查看現有配置

3. 編輯範本：

   • 填入成員 Email

   • 填入要分配的角色 ID

4. 上傳檔案：將編輯好的檔案拖放或點擊上傳

5. 執行匯入：點擊「上傳並執行」完成批次角色分配

Excel 檔案格式

欄位名稱	必填	說明
Name	選填	成員顯示名稱，若未填則自動使用 Email 前綴
Email(required)	✅ 必填	成員的電子郵件地址
Group_id(required)	✅ 必填	要分配的角色 ID（UUID 格式）
Group_name	選填	角色名稱（僅供參考，系統以 Group_id 為準）

如何取得角色 ID？

點擊「下載目前成員角色分配」可匯出包含所有角色 ID 的參考檔案，或至 角色權限管理 頁面查看各角色的 ID。

範例檔案內容

Name	Email(required)	Group_id(required)	Group_name
王小明	[email protected]	4e368ab4-c543-48a2-bbb8-f6f5a0bf6c61	產品部門
王小明	[email protected]	7a2b3c4d-e5f6-7890-abcd-ef1234567890	AI 助理管理員
李小華	[email protected]	4e368ab4-c543-48a2-bbb8-f6f5a0bf6c61	產品部門
張大偉	[email protected]	8b9c0d1e-f2a3-4567-89ab-cdef01234567	研發部門
新員工	[email protected]	4e368ab4-c543-48a2-bbb8-f6f5a0bf6c61	產品部門

案例說明：部門權限批次設定

某企業完成 Azure AD 串接後，需要為 100 位員工依部門分配不同的資源存取權限（關於 Azure AD 設定，請參閱 第三方登入（SSO））：

步驟 1：準備角色

• 在 MaiAgent 建立部門角色：「產品部門」「研發部門」「業務部門」

• 為各角色設定對應的功能權限（詳見 角色權限管理）

• 為各角色分配可存取的 AI 助理、知識庫、對話平台

步驟 2：準備 Excel

• 從人資系統匯出員工名單（含部門資訊）

• 對照部門名稱填入對應的角色 ID

• 同一位員工可出現多列（例如王小明同時屬於產品部門和 AI 助理管理員）

步驟 3：執行匯入

• 上傳 Excel 後，系統會：

  • 已在組織的成員：直接分配角色

  • 尚未加入組織的 Email：自動邀請加入並分配角色

  • 成員立即獲得角色對應的權限

成果

• 100 位員工在 5 分鐘內完成權限設定

• 各部門員工僅能存取與其業務相關的 AI 助理、知識庫、對話平台

檔案格式說明

• 僅支援 .xlsx 格式

• 檔案大小限制 10 MB

• Email 和角色 ID 為必填欄位

• 同一 Email 可出現在多列（一人可擁有多個角色）

• 不存在組織的 Email 將自動建立帳號並邀請至組織

• 預設角色（DEFAULT）不可透過 Excel 批次分配

• 擁有者角色（OWNER）不可透過 Excel 批次分配

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延伸閱讀

• 角色與權限的詳細設定，請參閱 角色權限管理

• EIP 登入的自動角色同步機制，請參閱 第三方登入（SSO）