> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.maiagent.ai/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.maiagent.ai/meeting-records/access-control.md). # 會議存取權限會議記錄的可見範圍、參與者與外部參與者名單管理，以及「會議記錄管理權限」的設定方式會議內容常涉及機敏資訊，因此會議列表**不會顯示組織內所有會議**。每位成員預設只看得到自己有份參與的會議；需要分享給同事時，由會議內的「參與者」名單開放存取權。 ## 誰看得到哪些會議 | 身分 | 在會議列表看到的範圍 | | ------------------ | ----------------------- | | **一般成員** | 只看到「自己建立的」＋「被加入為參與者的」會議 | | **組織擁有者（Owner）** | 組織內全部會議 | | **具「會議記錄管理權限」的成員** | 組織內全部會議 | 沒有存取權的會議，即使拿到網址直接開啟，也會顯示找不到該會議——系統不會透露它的存在。

{% hint style="info" %} 建立會議的人會自動成為該會議的**主持人**，永遠看得到自己建立的會議。 {% endhint %} ## 參與者：會議的存取名單會議詳情頁右側的「參與者」卡片，就是這場會議的**存取名單**——名單上的人才看得到這場會議。

卡片內容： * **主持人**：會議建立者，姓名旁有主持人標籤 * **成員**：被加入的組織成員 * **外部參與者**（卡片下方）：非組織成員的與會者姓名，**純文字名單，不代表存取權**，詳見 [外部參與者](#external-participants) 會議列表的「參與者」欄位同樣顯示這份名單，超過 2 人時以 `+N` 表示。 {% hint style="warning" %} 「參與者」與「外部參與者」是兩件事。外部參與者只是登記姓名，不會讓對方看得到這場會議；要開放檢視權，必須把組織成員加進參與者名單。 {% endhint %} ### 誰能看名單、誰能改名單 | 動作 | 條件 | | ---------- | ----------------------------------- | | 檢視參與者名單 | 任何看得到這場會議的人 | | 新增 / 移除參與者 | 組織擁有者、具「會議記錄管理權限」者，或**已在名單上的任何參與者** | ## 新增參與者 ### 1. 開啟會議詳情頁在會議列表點選要分享的會議。 ### 2. 點選參與者卡片右上角的「＋」卡片會展開一個成員選單。 ### 3. 選擇組織成員後按「新增」

* 選單只列出**同一個組織**的成員，可輸入關鍵字搜尋 * 已在名單上的人不會重複出現在選單中 * 新增成功後，對方**立即**在自己的會議列表看到這場會議 ## 移除參與者在參與者名單中點選該成員右側的「✕」，確認後即移除。對方立刻失去這場會議的檢視權。 {% hint style="danger" %} **主持人不能被移除。** 會議建立者那一列沒有移除按鈕，確保會議永遠至少有一個人管得到。 {% endhint %} ## 外部參與者：登記非組織成員客戶、廠商、顧問這類**不是組織成員**的與會者，無法加進「參與者」名單，但可以登記在「外部參與者」。外部參與者是**純文字名單**：只記錄在會議資訊裡、讓與會名單完整，**不會獲得檢視權、不會收到通知、也不需要帳號**。 ### 使用情境業務主管要和客戶開產品導入會議，與會的有自己團隊的兩位同事，以及客戶方的兩位窗口。她開啟「即時轉錄」，在「參與者」選了兩位同事，讓他們會後能自己看逐字稿；再在「外部參與者」輸入客戶窗口的姓名與公司。會議進行到一半，客戶的技術主管臨時加入，她直接在右側「外部參與者」區塊按「＋」補上姓名，錄音不受影響。會後打開會議詳情頁，參與者卡片清楚分成兩塊：同事在「參與者」、客戶在「外部參與者」，整份與會名單一目了然，而客戶方仍然看不到這場會議的內容。 ### 建立會議時登記在「即時轉錄」設定表單中，「參與者」下方有「外部參與者」欄位：輸入姓名後按 Enter，姓名會變成一個標籤；可以連續輸入多位。開始錄音時，這份名單會和會議一起建立。

即時轉錄設定表單的外部參與者欄位 — 「參與者」只能選組織成員並授予檢視權；「外部參與者」則自由輸入姓名，僅記錄於會議資訊

{% hint style="info" %} 「外部參與者」欄位目前提供於**即時轉錄**設定表單；離線音檔上傳表單與會議列表的編輯對話框沒有這個欄位。若是離線會議或事後想補登，請到會議詳情頁的側欄新增（見下一節）。 {% endhint %} ### 錄音中或會後在側欄增刪即時轉錄頁（錄音進行中）與會議詳情頁（會議結束後）的右側參與者卡片，都有「外部參與者」區塊，可隨時新增或移除： #### 1. 新增點選「外部參與者」右側的「＋」，輸入姓名後按 Enter 或「新增」。儲存成功後名單立即更新，離開頁面再回來、或重新整理後仍是最新名單。 #### 2. 移除點選該姓名右側的「✕」即移除，不會跳出確認視窗；誤刪可以立刻重新新增。

會議詳情頁側欄的參與者與外部參與者兩個區塊 — 側欄分成兩塊：「參與者」是有檢視權的組織成員，「外部參與者」是純名單

* 能新增／移除外部參與者的人，與能編輯這場會議的人相同：具「轉錄權限」且看得到這場會議的成員；其他人只能檢視名單 * 若儲存失敗，畫面會顯示「外部參與者更新失敗」，名單維持原狀，錄音不受影響 ### 名單規則 | 規則 | 說明 | | -------- | ------------------------- | | **人數上限** | 每場會議最多 20 名，達上限後無法再新增並會提示 | | **姓名長度** | 每位最長 50 字，超過時會提示過長，不會自動截斷 | | **重複姓名** | 完全相同的姓名視為同一人，自動合併 | | **空白** | 空白或只有空格的輸入不會被收進名單 | 以上規則在設定表單、錄音中側欄、會後側欄三個入口一體適用。 {% hint style="info" %} **從行事曆邀請發起的會議**（例如在 MaiGPT 會議記錄快捷面板連接行事曆後開始錄製）會自動帶入邀請名單：邀請中的**組織成員**自動成為「參與者」並獲得檢視權，**其他人**自動登記為「外部參與者」。名單同樣可以事後在側欄調整。 {% endhint %} ## 開放「看全部會議」稽核、交接、部門主管等情境需要綜觀組織內所有會議時，透過角色權限開放： ### 1. 進入組織設定的角色權限頁面參考 [角色權限管理](/org/roles/role-permission.md)。 ### 2. 編輯角色權限，勾選「會議記錄管理權限」

角色權限中的會議記錄管理權限 — 勾選「會議記錄管理權限」讓該角色成員看得到組織內所有會議

「會議記錄管理權限」在權限清單最下方，是獨立的主權限： * **未勾選**：該角色成員只看得到自己有參與（建立或被加入）的會議 * **已勾選**：該角色成員看得到組織內所有會議 * 勾選「會議記錄權限」時，系統會**自動一併勾起**這個權限；若只想讓該角色看自己參與的會議，手動取消勾選即可 {% hint style="info" %} 具「會議記錄管理權限」者若只想檢視自己參與的會議，可透過 API 參數 `?scope=mine` 過濾。 {% endhint %} ## 常見狀況 **同事說看不到我建立的會議？** 把他加進該會議的參與者名單即可，加入後立即生效。 **客戶或廠商也來開會，要怎麼記進會議？** 把姓名登記在「外部參與者」。這只是名單，對方不會因此看得到會議內容；若對方是組織成員，改加進「參與者」名單才會有檢視權。 **取消勾選「會議記錄管理權限」後，舊會議還看得到嗎？** 只看得到自己建立的，以及被加進參與者名單的會議。過去別人建立、你沒被加入的會議會從列表消失——需要的話請該會議的參與者把你加入。 --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://docs.maiagent.ai/meeting-records/access-control.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.