会議要件管理

企業の従業員として頻繁な会議に向き合う中で、会議記録が分散し一元管理されていないために、過去の意思決定やニーズの変更を素早く検索・追跡できないという課題によく直面します。今こそ MaiAgent を活用して自社専用の企業内 AI 会議管理を構築し、業務をより効果的に進めていきましょう。

活用シーン：ソフトウェア会社向け AI 会議管理アシスタントの構築

あなたがソフトウェア会社のプロジェクトマネージャーで、社内外のニーズが頻繁に変動する状況にあると想定してみましょう。お客様や上司などのステークホルダーとコミュニケーションを取る際になかなか合意に至らなかったり、重要な意思決定者が以前の決定を何度も覆したりして、意思決定の根拠を迅速に確認できないという困りごとに直面することがあるかもしれません。

例えば、あなたの会社がダイキン株式会社からカスタマイズ見積管理システムの開発を受託し、当初お客様の営業部門の担当者から提示されたニーズに基づいてバージョン管理機能の開発を完了したとします。しかし、その後の会議でお客様の営業統括責任者から当該機能を簡素化したいとの要望が出され、さらに直近の会議では、お客様の営業マネージャーが当該機能についてより複雑な機能要件を提示してきました。

これまでは、このように複数回にわたって相互に矛盾するニーズの変更に直面した場合、意思決定の根拠を示すために、パソコン内に散在する会議記録ファイルを手作業で探し回るのに多くの時間を費やす必要があり、手間も時間もかかっていました。

今なら、MaiAgent を活用して企業内の会議管理アシスタントを構築することで、完全かつリアルタイムな会議履歴情報を素早く取得でき、情報の透明性とコミュニケーションの効率を高め、プロジェクトを効果的に推進できます。

活用フロー

1. AI 会議管理アシスタントの作成

AI アシスタント名を入力します

RAG と言語モデルを選択します

回答モードを選択する際、特に要件がなければ「通常モード」を選択すれば、この活用シーンに対応できます。役割指示（ロールプロンプト）は以下を参考にしてください

# 役割
あなたは社内会議管理アシスタントです

# 出力フォーマット
以下のサンプルフォーマットを使用し、最も関連性の高い 3 件の会議決定事項を回答してください。

<example>
ご質問の内容は、以下の会議決定事項に関連しています：

1. <日付><提案者>提案内容の原文
2. <日付><提案者>提案内容の原文
3. <日付><提案者>提案内容の原文
</example>

# 出力制限
- 日本語で回答してください
- ナレッジベースの範囲外の情報には回答しないでください
- ナレッジベースのデータに基づいて回答し、回答できない場合は以下の<example>内の文章で回答してください

<example>
申し訳ございませんが、現在ナレッジベースにはお問い合わせの資料が含まれておりません

2. ナレッジベースのアップロード

これまでの会議記録ファイルをアップロードします（以下のファイルは本シーン向けに用意したサンプルです）

3. AI アシスタントの本番運用

これで AI アシスタントの質問応答画面から直接質問し、見積システムのバージョン管理機能に関するニーズの変更履歴や、各ニーズの提案者を素早く把握できます。さらに資料の出典ファイルも提供されるため、より詳しい確認や検証も容易になります。

これで AI アシスタントの質問応答画面から直接質問し、見積システムのバージョン管理機能に関するニーズの変更履歴や、各ニーズの提案者を素早く把握できます。同時に、AI アシスタントは関連する資料の出典ファイルも併せて提供するため、さらに詳しい検証や確認も容易になります。

これにより、資料を探す時間を大幅に削減でき、その後のステークホルダー管理や調整業務に集中して、プロジェクトを効果的に推進できます。