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ファイル管理：タグとメタデータ

ナレッジベースには大量のファイルや FAQ を管理する必要がある場合があるため、MaiAgent ではタグ管理・メタデータ管理機能を提供しており、大量のファイルや FAQ を分類・整理できます。

タグ管理

ナレッジベースに大量のデータが含まれている場合、タグシステムを使うことでファイルや FAQ の属性をすばやく整理したり、参照資料の権限を制御したりできます。例えば次のとおりです。

製品資料ナレッジベース (製品情報で分類)
|-- #テント 
|-- #4人用テント 
|-- #3シーズンテント 
|-- #SnowPeak
教育コンテンツナレッジベース (権限レベルで分類)
|-- #非会員
|-- #一般会員 
|-- #VIP

タグの追加

  1. 追加ボタンをクリックします

  1. タグ名を入力します

  1. 追加を押すと、入力したタグが以下のように ID や名称などとともに表示されます

ID はドキュメント権限を開放する際に使用できます。詳しくは技術者マニュアル—Query Metadata 制御項目をご覧ください

ドキュメントへのタグ付け

タグの追加が完了したら、続いてドキュメントページに進みます

  1. ファイル情報の編集をクリックします

  1. タグを選択します

ドキュメントの要件に応じて、対応するタグを付与します (複数のタグを選択できます)

このようにすると、追加したタグが対応するドキュメントの後に表示されます。

FAQ へのタグ追加

FAQ に階層分類やタグ管理を追加したい場合は、次の手順で行えます。

  1. ナレッジベース内の FAQ 管理画面に入り、編集したい FAQ を選択して、編集ボタンをクリックします

  1. 追加したいタグを選択し、追加後に「確定」を押します

追加したタグは FAQ 欄に表示されます

タグによる権限アクセス制御

タグの違いに応じて、ユーザーごとに表示する内容を制御できます。例えば、VIP 顧客にはより上級の製品操作デモを表示し、非会員には汎用的な操作デモのみを表示するといった使い方が可能です。

FAQ・ドキュメントのいずれにもフィルターを適用できます

AND フィルター

AND フィルターは、すべてのタグ条件を同時に満たすコンテンツを開放するタグです。

例えば、この会話が非会員向けの操作に関する会話である場合は、タグフィルターを使用し、「非会員」と「操作」の両方のタグを同時に満たすドキュメントだけを AI アシスタントに使用させることができます。

図のように、フィルター後は AI アシスタントが初級キャンプのドキュメントのみを使用できるようになり、非会員との会話に無関係な情報を漏らすことを防ぎます。

OR フィルター

会員との会話の場合は、OR フィルターを使用することで、一般会員または非会員のいずれかに該当するドキュメントを AI アシスタントに参照させることができます。

会員は非会員よりも多くのドキュメント内容を閲覧できるようになり、権限の段階分けを実現できます。

タグフィルター内の「AND」「OR」をクリックすることで、フィルター方式を切り替えられます

フィルター結果については次をご参照ください：内部 Q&A 機能

ドキュメントメタデータ管理

メタデータとは？

メタデータはドキュメントの「身分証明書」のようなもので、ドキュメントの詳細情報を記録し、システムがこれらのドキュメントをより適切に管理・活用できるよう支援します。

例：初級キャンプ.pdf

なぜメタデータを使うのか？

データが膨大で複雑な状況において、メタデータを使うことでデータ品質をより手軽かつ迅速に維持でき、次のことを支援します。

管理効率の向上

  • ドキュメントの状態やバージョン情報をすばやく識別できる

  • 大量のドキュメントを一括管理する際により整然と扱える

  • 手作業での検索や確認にかかる時間を削減できる

コンテンツ品質の確保

  • 最新のドキュメントバージョンを使用できる

  • ドキュメントの更新履歴やバージョン状態を追跡できる

  • AI アシスタントが最新かつ審査済みのコンテンツを使用することを保証できる

  • 定期チェックのリマインダーを設定し、データ品質を維持できる

ドキュメントへのメタデータ追加

  1. ドキュメントページに入り、ドキュメント情報の編集をクリックします：

  1. メタデータタブに切り替え、メタデータの対応関係を入力します

MaiAgent は key-value 形式でメタデータを保存・参照します

入力後に「メタデータを追加」ボタンをクリックすると、入力したキーと値の対応関係が追加されます (一度に複数のメタデータを追加できます)。

追加が完了すると、追加したメタデータが欄に表示されます。

FAQ へのメタデータ追加

  1. ナレッジベース内の FAQ 管理画面に入り、編集したい FAQ を選択して、編集ボタンをクリックします

  1. メタデータページに切り替え、入力後にメタデータを追加をクリックします

すべて入力が完了したら「確定」を押します

追加したメタデータは FAQ リストに表示されます

カスタムリンクマッピング

url はメタデータシステムにおける予約語です。url: https://...指定する URL のように設定すると、会話中で引用された箇所を表示する際に、設定した url のアドレスが元のファイルの場所を上書きし、指定した URL を開くようになります。

例のシナリオ：ブランドの春季プロモーション活動

元の設定：

利用効果： ユーザーが会話中で「春季プロモーション活動にはどんな特典がありますか？」と質問したとき：

  • AI はこのナレッジ片を引用して質問に回答します

  • ユーザーが引用元をクリックしても、内部ファイルの場所は開かれません

  • 代わりに、直接 https://www.yourstore.com/spring-sale-2025 の公式サイトの活動ページにジャンプします

  • ユーザーは最新の活動詳細、購入ボタン、カウントダウンなどの動的なコンテンツをすぐに確認できます

実用シーン：

  • ウェブサイトの公知：url: https://www.company.com/announcements/system-maintenance

  • 製品スペックページ：url: https://www.product.com/specs/model-x1

  • カスタマーサポートポリシー：url: https://support.company.com/return-policy

  • イベント申込：url: https://events.company.com/register/webinar-2025

このように設定する利点は、AI の回答をより実用的にできる点にあります。情報を提供するだけでなく、ユーザーを関連ページへ直接誘導して行動を促すことができ、ユーザー体験とコンバージョン率の向上につながります。

url 設定前

以下のとおり、url の値を設定する前に引用ノードをクリックし、いずれかのノード (例：初級キャンプ.pdf) をクリックすると、元のドキュメントを確認できます (会話プラットフォーム側で、ユーザーに元のファイルのダウンロードを許可するかどうかを設定できます)：

会話プラットフォーム - 引用ドキュメントのダウンロード許可設定

引用ノードを確認
元のファイルの場所を確認

url 設定後 (Google を例に)

引用したノードファイル (キャンプ注意事項.txt) を再度クリックすると、ドキュメントのプレビューは表示されず、上書きされて Google のトップページが開きます：

メタデータで url 欄を設定すると、ユーザーは会話中で AI アシスタントが該当ドキュメントを引用した際に、直接設定したリンクへジャンプして、より充実した情報を得られます

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