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# 啟用與管理

組織管理者如何啟用官方內建 Agent、設定開放對象與知識庫，以及啟用數量、冷卻期與停用的規則。

{% hint style="info" %}
這一頁是給**組織管理者**看的。一般成員怎麼使用，請見 [使用官方內建 Agent](/built-in-agents/use.md)。
{% endhint %}

## 進入內建 Agent 管理 <a href="#open-management" id="open-management"></a>

到 <mark style="color:blue;">組織設定</mark> → <mark style="color:blue;">內建 Agent 管理</mark>。

也可以從 <mark style="color:blue;">Agent 市集</mark> 點<mark style="color:blue;">前往內建 Agent 管理</mark> 直接跳過來。

{% hint style="warning" %}
如果選單裡沒有<mark style="color:blue;">內建 Agent 管理</mark>，代表你們的方案不包含官方內建 Agent（畫面會提示<mark style="color:blue;">當前方案不可啟用內建 Agent，請升級方案</mark>）。需要升級請洽業務團隊。

如果你看得到頁面但開關是鎖住的，代表你沒有啟用管理權限，請聯繫組織管理者。
{% endhint %}

<figure><img src="https://1593648278-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fmzb5NG9GDzFP2YDKeYVl%2Fuploads%2Fgit-blob-e9e835d3061c8f4129fa31f93d980f9c57f42fc6%2Fbuilt-in-agents-management.png?alt=media" alt="內建 Agent 管理頁"><figcaption><p>內建 Agent 管理：上方是啟用數量與篩選，每一列右側是操作圖示與啟用開關</p></figcaption></figure>

每一列會顯示 Agent 名稱、場景分類、版本，以及目前的<mark style="color:blue;">開放：{角色名稱}</mark>；已停用的則顯示<mark style="color:blue;">已停用，知識庫保留</mark>，冷卻中的顯示<mark style="color:blue;">冷卻 剩 N 天</mark>。

列的右側由左至右是三個操作圖示，再加上啟用開關：

| 圖示                                      | 用途                    |
| --------------------------------------- | --------------------- |
| <mark style="color:blue;">設定開放對象</mark> | 指定哪些角色／群組可以使用         |
| <mark style="color:blue;">清理知識庫</mark>  | 清空已匯入的文件（不可復原）        |
| <mark style="color:blue;">匯入知識庫</mark>  | 跳到這隻 Agent 的專屬知識庫上傳文件 |

上方可用關鍵字搜尋，或用狀態篩選（<mark style="color:blue;">全部</mark> / <mark style="color:blue;">已啟用</mark> / <mark style="color:blue;">未啟用</mark> / <mark style="color:blue;">保留知識庫</mark>）與場景分類篩選。

{% hint style="info" %}
點整列（不是點圖示）會開啟該 Agent 的<mark style="color:blue;">預覽</mark> 視窗，可以先看它實際怎麼運作再決定要不要啟用。
{% endhint %}

## 啟用或停用：要按「套用變更」才生效 <a href="#apply-changes" id="apply-changes"></a>

{% hint style="warning" %}
切換開關**不會立即生效**。所有變更會先累積成待處理狀態，按下底部的<mark style="color:blue;">套用變更</mark> 才會一次送出。
{% endhint %}

{% stepper %}
{% step %}

### 切換要啟用／停用的 Agent

在清單上把開關切到 <mark style="color:blue;">啟用</mark> 或 <mark style="color:blue;">停用</mark>。切換後該列會標示<mark style="color:blue;">待啟用</mark> 或<mark style="color:blue;">待停用</mark>。
{% endstep %}

{% step %}

### 確認底部的變更摘要

畫面底部固定有一條操作列。有待處理變更時，它會顯示<mark style="color:blue;">待啟用</mark> 幾個、<mark style="color:blue;">待停用</mark> 幾個，以及套用後的<mark style="color:blue;">已啟用</mark> 數量／上限，並提醒<mark style="color:blue;">啟用後 7 天內不可停用</mark>；<mark style="color:blue;">套用變更</mark> 也會在這時才變成可按。
{% endstep %}

{% step %}

### 按下「套用變更」

按<mark style="color:blue;">套用變更</mark> 一次送出。若要放棄，按<mark style="color:blue;">取消</mark> 即可還原所有開關。
{% endstep %}
{% endstepper %}

<figure><img src="https://1593648278-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fmzb5NG9GDzFP2YDKeYVl%2Fuploads%2Fgit-blob-d85a995aaeefc88503b48d9914d440bd0ee44b6d%2Fbuilt-in-agents-apply-changes.png?alt=media" alt="底部的套用變更操作列"><figcaption><p>切掉一個開關後，該列標示「待停用」，底部同步顯示數量與冷卻提醒</p></figcaption></figure>

套用後若有個別項目失敗，畫面會逐項告訴你原因（已達上限、仍在冷卻期、無權限），成功的部分不受影響。

## 啟用數量與冷卻期 <a href="#seats-and-cooldown" id="seats-and-cooldown"></a>

### 同時啟用上限 <a href="#seat-limit" id="seat-limit"></a>

頁面上方的<mark style="color:blue;">啟用數量</mark> 顯示目前用掉幾個、上限幾個。上限依方案而定，詳見 [試用與訂閱方案 · 功能差異](/others/trial-and-plans.md#feature-differences)。

達到上限時，未啟用的 Agent 開關會被鎖住並提示<mark style="color:blue;">已達啟用上限，請先停用或升級方案</mark>。

### 7 天冷卻期 <a href="#cooldown" id="cooldown"></a>

**每次啟用之後，該 Agent 在 7 天內不可停用。** 這段期間清單上會顯示<mark style="color:blue;">冷卻 剩 N 天</mark>，開關鎖住並提示<mark style="color:blue;">冷卻中，N 天後可停用</mark>。

{% hint style="info" %}
冷卻期會在**每一次啟用時重新起算**。停用後再重新啟用，同樣要再等 7 天才能停用。

建議先用 [預覽](/built-in-agents/use.md#preview) 確認 Agent 適不適合，再決定啟用哪幾隻——啟用之後短期內換不掉。
{% endhint %}

### 想降級方案時 <a href="#downgrade" id="downgrade"></a>

{% hint style="warning" %}
如果目前啟用中的數量**超過新方案的上限**，方案變更會被系統擋下。必須先停用到符合新方案的上限，才能完成降級。

而停用又受 7 天冷卻期限制，所以**規劃降級請預留冷卻時間**。
{% endhint %}

## 停用會發生什麼事 <a href="#what-deactivation-does" id="what-deactivation-does"></a>

{% hint style="danger" %}
停用**不只是把 Agent 藏起來**。系統會把這隻助理連同它的對話管道一起移除：

* 這隻助理會從 <mark style="color:blue;">AI 助理</mark> 列表消失，成員無法再與它對話
* 它的對話管道（Web Chat 等）與群組權限一併移除
* 它的代理排程會停止執行
* **你匯入的知識庫會保留**，狀態顯示為<mark style="color:blue;">已停用，知識庫保留</mark>
  {% endhint %}

日後重新啟用時，系統會依官方最新藍圖建立**一隻新的助理**，並**自動接回原本的知識庫**（不需要重新上傳文件）。但停用前的對話紀錄不會出現在新的助理底下。

## 設定開放對象 <a href="#group-permissions" id="group-permissions"></a>

**啟用不等於全公司都能用。** 啟用後還要指定哪些角色／群組可以使用這隻 Agent。

在清單該列點<mark style="color:blue;">設定開放對象</mark>，在抽屜中勾選可使用的角色／群組後<mark style="color:blue;">儲存</mark>。

* 已設定的會在清單顯示<mark style="color:blue;">開放：{角色名稱}</mark>
* 尚未設定的顯示<mark style="color:blue;">尚未開放</mark>

<figure><img src="https://1593648278-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fmzb5NG9GDzFP2YDKeYVl%2Fuploads%2Fgit-blob-e9732cae183c294306ca4d752d6afa2007e20be8%2Fbuilt-in-agents-group-permission.png?alt=media" alt="設定開放對象抽屜"><figcaption><p>在抽屜中勾選可使用這隻 Agent 的角色／群組</p></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
成員如果在 <mark style="color:blue;">Agent 市集</mark> 看到某隻已啟用的 Agent 標示<mark style="color:blue;">無使用權限</mark>，就是還沒被加進開放對象——回到這裡補上即可。
{% endhint %}

## 匯入專屬知識庫 <a href="#knowledge-base" id="knowledge-base"></a>

官方內建 Agent 的角色指令與工具不能改，但**可以餵它你們自己的文件**。每隻啟用中的 Agent 都有一個專屬知識庫。

在清單該列點<mark style="color:blue;">匯入知識庫</mark>，會跳到該 Agent 的知識庫設定頁，接著就跟一般知識庫一樣操作——上傳文件、建 FAQ、設標籤。詳見 [知識庫總覽](/km/km.md)。

{% hint style="info" %}
例如「合約風險審查」可以匯入貴公司的合約範本與審查準則，「行政流程問答」可以匯入內部行政規章，讓官方 Agent 的回答貼近你們的實際規定。
{% endhint %}

## 清理知識庫 <a href="#purge-knowledge-base" id="purge-knowledge-base"></a>

在清單該列點<mark style="color:blue;">清理知識庫</mark> 可以清空該 Agent 已匯入的文件。

{% hint style="danger" %}
**此操作會真實刪除所有已匯入文件，無法復原。** 執行前請確認文件在別處有備份。
{% endhint %}

依 Agent 目前狀態，結果不同：

| Agent 狀態                                   | 清理後                                            |
| ------------------------------------------ | ---------------------------------------------- |
| <mark style="color:blue;">已啟用</mark>       | 只清空知識庫**內容**，知識庫本身保留、仍綁在這隻 Agent 上，之後可以繼續匯入新文件 |
| <mark style="color:blue;">已停用，知識庫保留</mark> | **整個知識庫被刪除並解除綁定**，日後重新啟用會是一個全新的空知識庫            |

## 連接器：哪些需要你先設定 <a href="#connectors" id="connectors"></a>

部分官方內建 Agent 需要連接第三方服務（Google Workspace、Microsoft 365、Notion 等）才能取得資料。授權分兩種，卡片上會標示：

| 標示                                         | 意思             | 誰要動手                      |
| ------------------------------------------ | -------------- | ------------------------- |
| <mark style="color:blue;">需管理者先設定連接</mark> | 這個連接器要用組織層級的憑證 | **組織管理者**先完成連接設定，成員才能使用   |
| 無此標示                                       | 使用者個人授權        | **每位成員**第一次用到時，在對話中自行完成授權 |

{% hint style="info" %}
看到<mark style="color:blue;">需管理者先設定連接</mark> 不要誤會成「要幫每個人授權」——那是一次性的組織層級設定。沒有標示的連接器則是每位成員各自授權自己的帳號，管理者不需要介入。
{% endhint %}

相關說明見 [連接器](/maigpt/connectors.md)。


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# Agent Instructions
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