知識庫檔案搬移

將知識庫檔案搬移到同組織的另一個知識庫，檔案編號不變、不需重新解析與向量化

當知識庫需要重新整理（例如依部門、依產品線拆分，或把過期資料歸檔），可以使用「搬移檔案」功能，把檔案批次搬到同組織的另一個知識庫。搬移不會重新解析或向量化，檔案編號也維持不變，因此大量檔案也能快速完成，且不會產生額外的處理費用。

單次最多可搬移 1,000 個檔案，超過請分批處理。搬移在背景執行，期間可以繼續其他操作。

一、開啟搬移視窗

有三個入口，開啟的都是同一個 搬移知識庫檔案 視窗，差別只在系統會依入口幫您預先帶入來源知識庫或檔案。

入口 1：知識庫列表頁右上角

從左側選單點擊 知識庫 進入知識庫列表頁，點擊頁面右上角的 搬移檔案 按鈕。此入口不預設來源，適合要一次規劃多個知識庫之間搬移的情境。

入口 1：知識庫列表頁右上角的 搬移檔案 按鈕

入口 2：知識庫列表的搬移圖示

在知識庫列表中，點擊某個知識庫「操作」欄的搬移圖示。此入口會預先選好該知識庫作為來源，適合「我就是要整理這個知識庫」的情境。

入口 2：知識庫列表「操作」欄的搬移圖示

入口 3：知識庫文件列表勾選後搬移

進入某個知識庫設定頁的 文件 列表，勾選要搬的檔案後點擊 搬移檔案。此入口的來源會鎖定為目前知識庫，且會預先勾選您剛才選的檔案；選好目標後仍須點擊「移入」，才會加入待搬清單，適合「邊瀏覽文件邊挑要搬的檔案」的情境。

入口 3：知識庫設定頁的文件列表，勾選檔案後點擊 搬移檔案

二、認識搬移視窗

搬移知識庫檔案 視窗採用左右雙欄設計，左欄是來源知識庫的檔案、右欄是目標知識庫的檔案，中間以按鈕把檔案在兩欄之間移動：

搬移知識庫檔案視窗總覽

元件	位置	說明
來源知識庫 下拉選單	視窗上方左側	選擇檔案目前所在的知識庫
目標知識庫 下拉選單	視窗上方右側	選擇檔案要搬去的知識庫。目標必須與來源使用相同的向量設定；正式送出時，系統還會檢查您對來源與目標是否都有刪除權限
對調按鈕	兩個下拉選單之間	快速交換來源與目標，不必重新選擇
搜尋框	左右兩欄各一個	依檔案名稱搜尋，在檔案很多時快速找到要搬的檔案
全選核取方塊	各欄檔案清單頂端	一次勾選目前清單中的所有檔案（搜尋後全選＝只選搜尋結果）
移入 按鈕（→）	兩欄中間	把左欄（來源）勾選的檔案加入待搬清單
移回 按鈕（←）	兩欄中間	把右欄（目標）勾選的檔案加入反向待搬清單，可與移入在同一批一起處理
待搬標示	檔案列	已加入待搬清單的檔案會標示「待移入」或「待移回」，尚未真正搬移
底部常駐提示	視窗底部	「檔案編號不變・不重新解析或向量化・單次上限 1,000 個」，隨時提醒本功能的三個關鍵特性

視窗提示的「編輯權限」不代表已通過搬移授權；送出時仍需要對兩個知識庫都具備刪除權限。

在點擊 確認搬移 之前，所有「移入／移回」都只是編輯待搬清單，檔案還沒有真正移動，可以放心反覆調整。

三、操作步驟

1

選擇來源與目標知識庫

在視窗上方分別選擇 來源知識庫 與 目標知識庫。目標下拉選單會排除來源本身，並依向量設定篩選；中間的對調按鈕可快速交換來源與目標。能在選單中看到知識庫不代表一定能完成搬移，送出時仍須通過來源與目標的刪除權限檢查。

2

勾選檔案並加入待搬清單

在左欄（來源）勾選檔案後點擊 移入（→）把檔案加入待搬清單；也可以反向勾選右欄（目標）的檔案點擊 移回（←），兩個方向可以在同一批一起送出。檔案很多時，先用搜尋框過濾再全選會快很多。

已勾選檔案並加入待搬清單，檔案列會標示待移入／待移回

搬移後，檔案原有的標籤與 Metadata 都會被清空（因為標籤定義綁在原知識庫）。若要保留，請先在目標知識庫建立同名標籤，搬移完成後重新標記。加入待搬清單時，系統會顯示「N 個檔案的標籤會被清空」提醒。

3

確認搬移

視窗底部會顯示待搬數量統計，確認無誤後點擊 確認搬移。

底部顯示待搬數量統計，點擊 確認搬移 送出

送出後搬移在背景執行，畫面顯示「搬移進行中」，期間可以先去做其他操作。

搬移進行中，背景執行不影響其他操作

4

查看搬移結果

完成後會顯示「搬移結果」，以三個統計卡呈現 完成、略過（已經在目標知識庫）、失敗（檔案留在原本的知識庫），並逐檔列出原因。

搬移結果頁：完成 1 筆、略過與失敗各 0 筆，可點擊「再搬一批」繼續

• 若有失敗，可點擊 重跑這一批——重跑是安全的，已經搬好的檔案會被略過，不會重複處理。

• 要繼續整理其他檔案，點擊 再搬一批 回到選擇畫面。

• 搬移結果會保留 7 天，期間都可以回來查看與重跑。

四、限制與注意事項

項目	說明
權限	需要對來源與目標兩個知識庫都具備刪除權限；只有編輯權限不足以執行搬移。組織擁有者自動具備完整權限，無需另行設定
範圍	僅限同組織內的知識庫互搬；其他組織的知識庫不會出現在下拉選單中
向量設定	目標知識庫的向量設定必須與來源相同，不同者不會出現在下拉選單中
解析中的檔案	尚在解析處理中的檔案無法搬移，需等解析完成再搬
單次上限	1,000 個檔案；更大量請分批搬移
同名檔案	系統不會去重或改名；若目標知識庫已有同名檔案，搬移後會同時存在兩個同名檔案，建議搬移前先確認
標籤與 Metadata	搬移後一律清空，需在目標知識庫重新標記（保留方式見下方說明）

為什麼目標知識庫的向量設定必須相同？

搬移之所以能「不重新解析、不重新向量化」，是因為系統直接沿用檔案既有的解析結果與向量資料，只變更檔案的歸屬。向量資料是由知識庫的向量設定產生的——如果目標知識庫使用不同的設定，來源的向量在目標知識庫中就無法正確檢索。因此系統從源頭把關：目標知識庫 下拉選單只列出與來源向量設定相同的知識庫。

若您確實需要把檔案移到向量設定不同的知識庫，正確做法是在目標知識庫重新上傳原始檔案，讓系統以目標知識庫的設定重新解析與向量化。

為什麼標籤會被清空？如何保留？

標籤的定義（名稱、用途）是建立在各個知識庫底下的，不是全組織共用；來源知識庫的標籤在目標知識庫並不存在，因此檔案搬過去後，原本的標籤與 Metadata 會一律清空。

若標籤對您的檢索或管理流程很重要，建議依以下順序操作：

1. 搬移前，先記下（或截圖）要搬檔案目前使用的標籤。

2. 到目標知識庫建立同名標籤。

3. 執行搬移。

4. 搬移完成後，在目標知識庫的文件列表重新為檔案標記。

五、錯誤情境與排除

情境	系統行為	建議處理
送出時部分檔案不符合條件（例如仍在解析中）	整批都不會執行，一個檔案也不搬，並逐檔列出原因	依畫面列出的原因排除問題檔案（例如把解析中的檔案移出待搬清單），再重新送出
檔案正被前一批搬移處理中	提示無法加入，並提供「移出這 N 個檔案」按鈕	點擊「移出這 N 個檔案」先搬其餘檔案，等前一批完成後再處理這些檔案
搬移過程中部分檔案失敗	失敗的檔案留在原本的知識庫，結果頁逐檔列出原因	在結果頁點擊 重跑這一批；已搬好的檔案會自動略過，只會重試失敗的部分

「整批拒絕」的設計是刻意的：避免一批檔案搬到一半、部分成功部分失敗，讓知識庫處於難以追蹤的狀態。送出前把不符合條件的檔案排除，就能一次順利完成。

六、使用情境

金融業：依部門拆分共用知識庫

某銀行初期把信用卡、房貸、財富管理的文件全部放在同一個「客服知識庫」，隨著文件量成長，客服 Agent 回答房貸問題時偶爾會引用到信用卡的優惠條款。管理者建立「信用卡」「房貸」「財富管理」三個知識庫（沿用相同的向量設定），再用搬移功能依部門把數百份文件分批搬到對應知識庫——不需重新解析與向量化，也不會重新產生處理費用。拆分後，各部門的 Agent 只掛載自己的知識庫，回答更聚焦。

製造業：依產品線整理型錄與規格書

某電子零組件廠的業務詢價 Agent 原本共用一個「產品文件」知識庫，混放了連接器、線材、電源模組三條產品線的型錄與規格書。改版時，管理者在知識庫文件列表用搜尋框過濾出「連接器」相關檔案、勾選後直接點 搬移檔案（入口 3），把檔案搬進新的「連接器產品線」知識庫；再依同樣方式處理其他產品線。因為檔案編號不變，內部流程中引用檔案編號的紀錄也不受影響。

教育機構：學期結束歸檔

某大學的招生與課務 Agent 知識庫中，有大量「本學期」的課程公告與行事曆。學期結束後，管理者把過期文件搬到「歷史學期歸檔」知識庫：現行知識庫保持精簡、Agent 不會再引用過期資訊，而歸檔知識庫仍可供內部查詢 Agent 使用。每學期重複這個流程，就形成固定的知識庫生命週期管理。

醫療機構：衛教資料依科別重整

某醫院的衛教資料原本集中在單一知識庫，後來決定依科別（家醫科、骨科、婦產科等）拆分，讓各科的 LINE 衛教 Agent 各自掛載對應知識庫。因為衛教檔案多半掛有「衛教」「表單」等標籤，管理者先在各科別知識庫建立同名標籤，搬移完成後再重新標記，確保標籤篩選功能不中斷。

零售與飯店業：活動檔期切換

某連鎖飯店在旺季活動結束後，把「暑期專案」的房型與活動說明文件從線上客服知識庫搬到「活動歸檔」知識庫，同時把新檔期的文件搬入。利用「同一批可以雙向移入／移回」的特性，一次操作就完成新舊檔期的交換。

七、常見問題

Q：搬移會重新解析或向量化嗎？會產生費用嗎？

不會。搬移直接沿用既有的解析結果與向量資料，只變更檔案歸屬，因此速度快、也不會產生額外的處理費用。這也是視窗底部常駐提示「檔案編號不變・不重新解析或向量化・單次上限 1,000 個」的意思。

Q：搬錯了怎麼辦？

再開一次搬移視窗，把來源與目標對調（可直接點中間的對調按鈕），把檔案搬回來即可。注意：若檔案原本帶有標籤，第一次搬移時標籤已被清空，搬回來也不會自動恢復，需要重新標記。

Q：為什麼下拉選單找不到我要的目標知識庫？

目標知識庫 選單會排除來源本身，並依向量設定篩選。找不到時請先檢查該知識庫是否屬於其他組織（不支援跨組織搬移），以及向量設定是否與來源不同。即使選得到目標，確認搬移時仍會檢查您是否同時擁有來源與目標的刪除權限；權限不足時請聯絡組織擁有者調整角色權限。

Q：目標知識庫已有同名檔案，會被覆蓋嗎？

不會覆蓋，也不會自動去重或改名——搬移後兩個同名檔案會同時存在。若不希望重複，請在搬移前先確認目標知識庫的檔案清單，或搬移後手動刪除不需要的那一份。

Q：要搬的檔案超過 1,000 個怎麼辦？

分批處理即可。可搭配左欄的搜尋框與全選功能，依關鍵字把檔案分成多批；每批完成後點擊 再搬一批 繼續。

Q：搬移結果可以查多久？

搬移結果保留 7 天，期間可以回來查看逐檔結果，失敗的批次也可以在這段時間內點擊 重跑這一批。