# 帳單費用助理

企業財務團隊在處理日常費用報銷時，常面臨單據繁多、人工輸入耗時且易錯的挑戰。傳統的 OCR 工具往往僅能單純識別文字，缺乏對業務情境的理解，導致無法自動對應部門代碼或費用科目，仍需大量人工介入修正 。現在，您可以運用 MaiAgent 的智慧視覺技術，打造專屬的「帳單費用助理」，實現從單據辨識到 ERP 填單的智慧自動化 ！

## 應用情境：打造自動辨識企業帳單 AI 助理

假設您是一位企業的財務會計人員，每月月底都需要處理大量來自各分公司的水電費、電信費等報銷憑證。過去，您可能需要花費數小時，看著紙本單據，將發票號碼、日期、金額逐筆手動輸入至 ERP 系統。

傳統的 OCR 工具往往只能「讀出文字」，卻無法理解業務規則。例如：當單據上寫著「高雄市左營區」時，傳統工具無法自動判斷這屬於「高雄分公司」且部門代碼為「K」；也無法依照公司規定，將付款日期統一鎖定在「每月 30 號」，導致您必須人工逐筆核對、修改資料，不僅效率低落，還容易因疲勞產生輸入錯誤。

現在，透過 MaiAgent 的智慧視覺與推論技術，您只需要將帳單圖片上傳給 AI 助理，系統不僅能精準擷取發票號碼與金額，更能直接執行企業內部的業務邏輯！

## 應用流程

### 1. 建立帳單費用 AI 助理 <a href="#id-1.-jian-li-cai-wu-zi-liao-fen-xi-ai-zhu-li" id="id-1.-jian-li-cai-wu-zi-liao-fen-xi-ai-zhu-li"></a>

填寫 AI 助理名稱與選擇語言模型

建議模型：Gemini 2.5 Pro

注意：由於此應用涉及複雜的圖片文字辨識與邏輯判斷（如地址轉部門代碼），強烈建議使用 Pro 等級以上的模型，以確保辨識精準度。

<figure><img src="https://1593648278-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fmzb5NG9GDzFP2YDKeYVl%2Fuploads%2FwiM0EMEgyiIiS0Qk9Yw5%2F%E6%88%AA%E5%9C%96%202025-12-01%20%E4%B8%8A%E5%8D%8811.41.56.png?alt=media&#x26;token=b52da1f3-6df8-420e-be7c-d883d8e4e99a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

選擇 Agent 模式

<figure><img src="https://1593648278-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fmzb5NG9GDzFP2YDKeYVl%2Fuploads%2Fa7tUlUnYKvCrGTaExk80%2F%E6%88%AA%E5%9C%96%202025-12-01%20%E4%B8%AD%E5%8D%8812.00.03.png?alt=media&#x26;token=67ca289a-be60-452f-a159-47f6ca07f75d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **2. 運作邏輯配置**

為了讓助理不僅能「讀字」，還能「理解」業務規則，我們需要在 System Prompt 中定義以下欄位處理邏輯。以下以「台灣自來水公司」的水費帳單為例：

```
------------------------------------------------------------
|  台灣自來水股份有限公司                                  |
|  Taiwan Water Corporation                                |
|  114年05月 轉帳代繳(代收)水費繳費憑證                    |
|                                                          |
|  載具類別編號: /BB0001                     |
|  年期別: 11405                                           |
|  電子發票證明聯: TP88776655    [     QR Code     ]       |
|                                [     回回回      ]       |
|  用水地址:                                               |
|  110台北市信義區信義路五段7號 (台北101大樓)              |
|                                                          |
|----------------------------------------------------------|
|  用戶名稱: 測試台北總部                                  |
|                                                          |
|  本期計費用水期間             用水項目明細               |
|  114/03/05 - 114/05/04        基本費              100元  |
|                               用水費              950元  |
|  本期繳費起始日               -------------------------  |
|  114/05/21                    營業稅               50元  |
|                                                          |
|  下期繳費起始日               稅前小計金額               |
|  114/07/21                    (陷阱F)           1,050元  |
|                                                          |
|  本期抄表日期                 代徵費用小計               |
|  114/05/04                    清除處理費          300元  |
|                               水源保育費          100元  |
|----------------------------------------------------------|
|                                                          |
|  應繳總金額 (合計)                                       |
|  $ 1,500 元                                              |
|                                                          |
|  付款期限: 114/05/30          銷帳編號: 998877665544     |
------------------------------------------------------------
```

**A. 基礎資訊擷取**

助理需從圖片中識別以下關鍵原始數據：

* 發票號碼：準確擷取單據上的發票號碼 。
* 金額資訊：擷取「合計金額」與「未稅金額」 。
* 日期資訊：擷取帳單上的相關日期區間 。

**B. 業務邏輯映射 (Business Logic Mapping)**

這是 MaiAgent 區別於傳統 OCR 的核心優勢，助理能根據內容自動判斷歸屬：

1. 地址與部門對應：
   * 規則：若辨識到的地址包含「高雄」，則「支出部門」自動歸類為「高雄分公司」 。
   * 代碼轉換：承上，若部門為高雄分公司，則「部門代碼」自動填入「K」 。
2. 付款對象與科目：
   * 規則：若付款對象辨識為「台灣自來水公司」，則「費用項目」自動歸類為「水費」 。
3. 付款日自動化：
   * 規則：無論帳單日期為何，「付款日」欄位統一固定為每月 30 號 。
4. 摘要格式標準化：
   * 規則：將擷取的日期與資訊組合成固定格式字串。
   * 範例格式：`YY/MM/DD-YY/MM/DD` + `地區` + `費用項目`（例如：「114/08/20-114/10/18高雄水費」） 。
5. 金額計算與驗證：
   * 規則：系統可自動計算或驗證金額邏輯，例如：`金額` = `合計金額` - `未稅金額` (視 ERP 欄位定義而定) 。

角色指令參考如下：

```
# Role (角色設定)
你是一位企業級的「智慧財務會計助理」。你的核心能力是視覺辨識 (OCR) 結合複雜的業務邏輯推理。
你的任務是精確擷取各類帳單數據，並根據預先定義的 [Business Configuration] 將非結構化資訊轉換為標準的 ERP 格式。

# Business Configuration (業務規則配置)
**請依據以下規則表進行推理與欄位映射：**

## 1. 部門映射規則 (Department Logic)
* **規則**: 讀取帳單上的「地址」或「消費地點」關鍵字。
    * 包含「台北」 -> 支出部門：「台北總公司」 | 部門代碼：「T」
    * 包含「高雄」 -> 支出部門：「高雄分公司」 | 部門代碼：「K」
    * 其他 -> 支出部門：「待確認」 | 部門代碼：「UNK」

## 2. 費用科目規則 (Expense Category Logic)
* **規則**: 讀取帳單上的「公司名稱」、「抬頭」或「交易明細」。
    * 包含「自來水」 -> 費用項目：「水費」
    * 包含「電力」、「台電」 -> 費用項目：「電費」
    * 包含「中華電信」 -> 費用項目：「電信費」

## 3. 日期與摘要規則 (Date & Summary Logic)
* **付款日 (Payment Date)**: 統一設定為單據月份的「當月或次月 30 號」(格式 YYYY-MM-DD)。
* **摘要格式 (Summary Format)**: 必須組合成標準字串 -> `[起訖日期]-[區域][費用項目]`
    * *範例*: `114/06/20-114/08/18高雄水費`

## 4. 金額計算規則 (Calculation Logic)
* **未稅金額 (Pre-tax)**: 必須透過計算取得，公式 = `[合計金額] - [營業稅/稅額]`。
    * *注意*: 禁止直接讀取單據中間的「小計」，必須使用「總金額」倒扣，以避免遺漏代收費用。

---

# Workflow (執行流程)

## Phase 1: 視覺識別與邏輯推演
1.  **分析圖片**: 掃描發票號碼、日期區間、地址、交易對象、總金額、稅額。
    * *發票號碼格式檢查*: 需符合 `^[A-Z]{2}\d{8}$`。
2.  **執行映射**: 根據 [Business Configuration] 判斷部門、科目與代碼。
3.  **輸出確認表格**: 請使用 Markdown 表格輸出結果供使用者檢核。

**Phase 1 輸出範例 (請嚴格遵守此格式):**
請直接回覆：「請確認以下帳單資訊：」
| 欄位名稱 | 識別與轉換結果 | 邏輯來源 |
| :--- | :--- | :--- |
| **A. 支出部門** | [例如: 高雄分公司] | [依據地址: 高雄...] |
| **B. 費用項目** | [例如: 水費] | [依據對象: 自來水公司] |
| **C. 摘要** | [日期區間+區域+項目] | [格式組合] |
| **D. 發票號碼** | [兩碼英文+八碼數字] | [OCR 識別] |
| **E. 金額 (稅額)** | [稅額數字] | [OCR 識別] |
| **F. 未稅金額** | [計算值] | [總額 - 稅額] |
| **G. 付款日** | [YYYY-MM-DD] | [固定規則: 30號] |
| **H. 部門代碼** | [例如: K] | [映射代碼] |
| **I. 合計金額** | [總金額] | [OCR 識別] |

## Phase 2: 資料寫入 (Action)
當使用者回覆「確認」或「沒問題」後：
1.  呼叫 MCP 工具 `add_invoice_record` 將資料寫入。
2.  工具執行成功後，輸出標準 JSON 格式並提供 Google Sheet 連結。

---

# Attention (注意事項)
* 若圖片模糊不清，請標記為「無法識別」並詢問使用者。
* 優先信任視覺上的「合計總金額」字樣，忽略中間的細項小計。
```

**C. 進階配置：串接 Google Sheet 自動歸檔**

{% hint style="info" %}
[如何串接 MCP 工具？](https://docs.maiagent.ai/tech/remote-mcp/remote-mcp)
{% endhint %}

### 3. AI 助理上線應用 <a href="#id-1.-jian-li-cai-wu-zi-liao-fen-xi-ai-zhu-li" id="id-1.-jian-li-cai-wu-zi-liao-fen-xi-ai-zhu-li"></a>

當你需要處理帳單費用時，只需要將帳單、繳費憑證傳給 AI 助理，系統會自動判斷內容，並將擷取的數據依據企業內規進行標準化轉換（如：自動對應部門代碼、計算未稅金額），最後直接將資料寫入 ERP 系統或 Google Sheet 報表中，實現從單據辨識到帳務建立的一鍵自動化。

**自動偵測帳單內容**

<figure><img src="https://1593648278-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fmzb5NG9GDzFP2YDKeYVl%2Fuploads%2FH8yqpskdJKI7dUs1qtpT%2F%E6%88%AA%E5%9C%96%202025-12-02%20%E4%B8%8B%E5%8D%882.43.50.png?alt=media&#x26;token=883c1b5a-edf8-4a1c-9d65-01ed10b3bfc0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**自動將帳單內容寫入 Google Sheet**

<figure><img src="https://1593648278-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Fmzb5NG9GDzFP2YDKeYVl%2Fuploads%2FLfMY0D7buJbVsMsisr7e%2F%E6%88%AA%E5%9C%96%202025-12-02%20%E4%B8%8B%E5%8D%882.48.20.png?alt=media&#x26;token=92c2a58b-30af-4c44-917f-1e34f60583a8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**自動將格式轉為 ERP 格式 JSON**

```
{
  "expenditure_department": "台北總公司",
  "cost_item": "水費",
  "summary": "114/03/05-114/05/04台北水費",
  "invoice_number": "TP88776655",
  "tax_amount": 50,
  "pre_tax_amount": 1450,
  "payment_date": "2025-05-30",
  "department_code": "T"
}
```

### 4. 智慧帳單助理的技術優勢 (Technical Advantages)

#### 🚀 強大的視覺語言模型 (Vision Language Model)

* **語意理解與動態推論：** 模型不依賴固定的版型座標，而是透過理解單據的上下文語意來提取資訊。此外，透過 System Prompt 即可彈性擴充業務規則，無需重新開發程式。

> *應用實例：*
>
> * 自動歸戶： 看到「自來水公司」Logo，自動歸類科目為「水費」。
> * 邏輯補全： 看到「高雄地址」，自動推論並填入部門代碼「K」。
> * 規則擴充： 未來若需新增「台北分公司」的判斷邏輯，僅需調整提示詞即可生效。

* **高強度的環境適應力：**&#x5177;備抗干擾的視覺辨識能力，即使使用者上傳的手機翻拍照片存在陰影、皺褶、反光或輕微模糊，vLM 仍能依據上下文精準還原數值與文字，大幅降低人工重拍或補登的需求。

#### **🛠️ 精準的工具調用與邏輯執行 (Tool Use & Integration)**

* 自動化報表寫入： 透過 Google Sheets 寫入工具，助理能將解析後的資訊直接寫入指定的雲端試算表欄位。

> 取代了傳統「人工看單據、手動 Key-in 表格」的繁瑣流程，真正實現「單據一拍，報表即成」

* **結構化格式與 ERP 無縫對接** ： 強制規範輸出格式，確保資料能直接對應企業內部系統（ERP）要求。

> *應用實例：*
>
> * 日期統一： 無論發票寫 `2024/01/01` 或 `113年1月1日`，寫入前自動轉換為標準 `YYYY-MM-DD`。
> * 系統介接： 支援直接輸出標準 JSON 格式，供企業 ERP API 直接呼叫使用。

* **邏輯合規性驗證 (Logic Validation)：**&#x52A9;理不只傳遞資料，更能調用計算工具進行數值與合規性檢查。

> *應用實例：* 自動驗算 `合計 - 稅額 = 未稅金額`，或依據企業規範鎖定特定付款日（如每月 30 號），確保每一筆進入系統的資料都符合財務邏輯與資安規範。

{% embed url="<https://drive.google.com/file/d/14Dkq3k1RY7PUi55235s0JGbjht1ZBYeU/view?usp=sharing>" %}

透過 MaiAgent 智慧帳單助理，財務團隊不僅能擺脫繁瑣的憑證輸入工作，更能確保每一筆費用的歸屬與代碼百分之百準確，真正實現從「單據」到「報表」的無人化自動處理！

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