# 帳單費用助理

企業財務團隊在處理日常費用報銷時，常面臨單據繁多、人工輸入耗時且易錯的挑戰。傳統的 OCR 工具往往僅能單純識別文字，缺乏對業務情境的理解，導致無法自動對應部門代碼或費用科目，仍需大量人工介入修正 。現在，您可以運用 MaiAgent 的智慧視覺技術，打造專屬的「帳單費用助理」，實現從單據辨識到 ERP 填單的智慧自動化 ！

## 應用情境：打造自動辨識企業帳單 AI 助理 <a href="#use-case-build-auto-billing-recognition-assistant" id="use-case-build-auto-billing-recognition-assistant"></a>

假設您是一位企業的財務會計人員，每月月底都需要處理大量來自各分公司的水電費、電信費等報銷憑證。過去，您可能需要花費數小時，看著紙本單據，將發票號碼、日期、金額逐筆手動輸入至 ERP 系統。

傳統的 OCR 工具往往只能「讀出文字」，卻無法理解業務規則。例如：當單據上寫著「高雄市左營區」時，傳統工具無法自動判斷這屬於「高雄分公司」且部門代碼為「K」；也無法依照公司規定，將付款日期統一鎖定在「每月 30 號」，導致您必須人工逐筆核對、修改資料，不僅效率低落，還容易因疲勞產生輸入錯誤。

現在，透過 MaiAgent 的智慧視覺與推論技術，您只需要將帳單圖片上傳給 AI 助理，系統不僅能精準擷取發票號碼與金額，更能直接執行企業內部的業務邏輯！

## 應用流程 <a href="#application-workflow" id="application-workflow"></a>

### 1. 建立帳單費用 AI 助理 <a href="#id-1.-jian-li-cai-wu-zi-liao-fen-xi-ai-zhu-li" id="id-1.-jian-li-cai-wu-zi-liao-fen-xi-ai-zhu-li"></a>

填寫 AI 助理名稱與選擇語言模型

建議模型：Gemini 2.5 Pro

注意：由於此應用涉及複雜的圖片文字辨識與邏輯判斷（如地址轉部門代碼），強烈建議使用 Pro 等級以上的模型，以確保辨識精準度。

<figure><img src="/files/cXOpzJpJc9yFUuqyxvLh" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

選擇 Agent 模式

<figure><img src="/files/4yZqGpjyxpDTwTlnT558" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **2. 運作邏輯配置** <a href="#step2-configure-logic" id="step2-configure-logic"></a>

為了讓助理不僅能「讀字」，還能「理解」業務規則，我們需要在 System Prompt 中定義以下欄位處理邏輯。以下以「台灣自來水公司」的水費帳單為例：

```
------------------------------------------------------------
|  台灣自來水股份有限公司                                  |
|  Taiwan Water Corporation                                |
|  114年05月 轉帳代繳(代收)水費繳費憑證                    |
|                                                          |
|  載具類別編號: /BB0001                     |
|  年期別: 11405                                           |
|  電子發票證明聯: TP88776655    [     QR Code     ]       |
|                                [     回回回      ]       |
|  用水地址:                                               |
|  110台北市信義區信義路五段7號 (台北101大樓)              |
|                                                          |
|----------------------------------------------------------|
|  用戶名稱: 測試台北總部                                  |
|                                                          |
|  本期計費用水期間             用水項目明細               |
|  114/03/05 - 114/05/04        基本費              100元  |
|                               用水費              950元  |
|  本期繳費起始日               -------------------------  |
|  114/05/21                    營業稅               50元  |
|                                                          |
|  下期繳費起始日               稅前小計金額               |
|  114/07/21                    (陷阱F)           1,050元  |
|                                                          |
|  本期抄表日期                 代徵費用小計               |
|  114/05/04                    清除處理費          300元  |
|                               水源保育費          100元  |
|----------------------------------------------------------|
|                                                          |
|  應繳總金額 (合計)                                       |
|  $ 1,500 元                                              |
|                                                          |
|  付款期限: 114/05/30          銷帳編號: 998877665544     |
------------------------------------------------------------
```

**A. 基礎資訊擷取**

助理需從圖片中識別以下關鍵原始數據：

* 發票號碼：準確擷取單據上的發票號碼 。
* 金額資訊：擷取「合計金額」與「未稅金額」 。
* 日期資訊：擷取帳單上的相關日期區間 。

**B. 業務邏輯映射 (Business Logic Mapping)**

這是 MaiAgent 區別於傳統 OCR 的核心優勢，助理能根據內容自動判斷歸屬：

1. 地址與部門對應：
   * 規則：若辨識到的地址包含「高雄」，則「支出部門」自動歸類為「高雄分公司」 。
   * 代碼轉換：承上，若部門為高雄分公司，則「部門代碼」自動填入「K」 。
2. 付款對象與科目：
   * 規則：若付款對象辨識為「台灣自來水公司」，則「費用項目」自動歸類為「水費」 。
3. 付款日自動化：
   * 規則：無論帳單日期為何，「付款日」欄位統一固定為每月 30 號 。
4. 摘要格式標準化：
   * 規則：將擷取的日期與資訊組合成固定格式字串。
   * 範例格式：`YY/MM/DD-YY/MM/DD` + `地區` + `費用項目`（例如：「114/08/20-114/10/18高雄水費」） 。
5. 金額計算與驗證：
   * 規則：系統可自動計算或驗證金額邏輯，例如：`金額` = `合計金額` - `未稅金額` (視 ERP 欄位定義而定) 。

角色指令參考如下：

```
# Role (角色設定)
你是一位企業級的「智慧財務會計助理」。你的核心能力是視覺辨識 (OCR) 結合複雜的業務邏輯推理。
你的任務是精確擷取各類帳單數據，並根據預先定義的 [Business Configuration] 將非結構化資訊轉換為標準的 ERP 格式。

# Business Configuration (業務規則配置)
**請依據以下規則表進行推理與欄位映射：**

## 1. 部門映射規則 (Department Logic)
* **規則**: 讀取帳單上的「地址」或「消費地點」關鍵字。
    * 包含「台北」 -> 支出部門：「台北總公司」 | 部門代碼：「T」
    * 包含「高雄」 -> 支出部門：「高雄分公司」 | 部門代碼：「K」
    * 其他 -> 支出部門：「待確認」 | 部門代碼：「UNK」

## 2. 費用科目規則 (Expense Category Logic)
* **規則**: 讀取帳單上的「公司名稱」、「抬頭」或「交易明細」。
    * 包含「自來水」 -> 費用項目：「水費」
    * 包含「電力」、「台電」 -> 費用項目：「電費」
    * 包含「中華電信」 -> 費用項目：「電信費」

## 3. 日期與摘要規則 (Date & Summary Logic)
* **付款日 (Payment Date)**: 統一設定為單據月份的「當月或次月 30 號」(格式 YYYY-MM-DD)。
* **摘要格式 (Summary Format)**: 必須組合成標準字串 -> `[起訖日期]-[區域][費用項目]`
    * *範例*: `114/06/20-114/08/18高雄水費`

## 4. 金額計算規則 (Calculation Logic)
* **未稅金額 (Pre-tax)**: 必須透過計算取得，公式 = `[合計金額] - [營業稅/稅額]`。
    * *注意*: 禁止直接讀取單據中間的「小計」，必須使用「總金額」倒扣，以避免遺漏代收費用。

---

# Workflow (執行流程)

## Phase 1: 視覺識別與邏輯推演
1.  **分析圖片**: 掃描發票號碼、日期區間、地址、交易對象、總金額、稅額。
    * *發票號碼格式檢查*: 需符合 `^[A-Z]{2}\d{8}$`。
2.  **執行映射**: 根據 [Business Configuration] 判斷部門、科目與代碼。
3.  **輸出確認表格**: 請使用 Markdown 表格輸出結果供使用者檢核。

**Phase 1 輸出範例 (請嚴格遵守此格式):**
請直接回覆：「請確認以下帳單資訊：」
| 欄位名稱 | 識別與轉換結果 | 邏輯來源 |
| :--- | :--- | :--- |
| **A. 支出部門** | [例如: 高雄分公司] | [依據地址: 高雄...] |
| **B. 費用項目** | [例如: 水費] | [依據對象: 自來水公司] |
| **C. 摘要** | [日期區間+區域+項目] | [格式組合] |
| **D. 發票號碼** | [兩碼英文+八碼數字] | [OCR 識別] |
| **E. 金額 (稅額)** | [稅額數字] | [OCR 識別] |
| **F. 未稅金額** | [計算值] | [總額 - 稅額] |
| **G. 付款日** | [YYYY-MM-DD] | [固定規則: 30號] |
| **H. 部門代碼** | [例如: K] | [映射代碼] |
| **I. 合計金額** | [總金額] | [OCR 識別] |

## Phase 2: 資料寫入 (Action)
當使用者回覆「確認」或「沒問題」後：
1.  呼叫 MCP 工具 `add_invoice_record` 將資料寫入。
2.  工具執行成功後，輸出標準 JSON 格式並提供 Google Sheet 連結。

---

# Attention (注意事項)
* 若圖片模糊不清，請標記為「無法識別」並詢問使用者。
* 優先信任視覺上的「合計總金額」字樣，忽略中間的細項小計。
```

**C. 進階配置：串接 Google Sheet 自動歸檔**

{% hint style="info" %}
[如何串接 MCP 工具？](https://docs.maiagent.ai/tech/remote-mcp/remote-mcp)
{% endhint %}

### 3. AI 助理上線應用 <a href="#id-1.-jian-li-cai-wu-zi-liao-fen-xi-ai-zhu-li" id="id-1.-jian-li-cai-wu-zi-liao-fen-xi-ai-zhu-li"></a>

當你需要處理帳單費用時，只需要將帳單、繳費憑證傳給 AI 助理，系統會自動判斷內容，並將擷取的數據依據企業內規進行標準化轉換（如：自動對應部門代碼、計算未稅金額），最後直接將資料寫入 ERP 系統或 Google Sheet 報表中，實現從單據辨識到帳務建立的一鍵自動化。

**自動偵測帳單內容**

<figure><img src="/files/1H4yrm6wsxUFtpgzgrUM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**自動將帳單內容寫入 Google Sheet**

<figure><img src="/files/wr9JVtLHgY0z6VBpCO9U" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**自動將格式轉為 ERP 格式 JSON**

```
{
  "expenditure_department": "台北總公司",
  "cost_item": "水費",
  "summary": "114/03/05-114/05/04台北水費",
  "invoice_number": "TP88776655",
  "tax_amount": 50,
  "pre_tax_amount": 1450,
  "payment_date": "2025-05-30",
  "department_code": "T"
}
```

### 4. 智慧帳單助理的技術優勢 (Technical Advantages) <a href="#step4-smart-billing-assistant-technical-advantages" id="step4-smart-billing-assistant-technical-advantages"></a>

#### 🚀 強大的視覺語言模型 (Vision Language Model) <a href="#vision-language-model" id="vision-language-model"></a>

* **語意理解與動態推論：** 模型不依賴固定的版型座標，而是透過理解單據的上下文語意來提取資訊。此外，透過 System Prompt 即可彈性擴充業務規則，無需重新開發程式。

> *應用實例：*
>
> * 自動歸戶： 看到「自來水公司」Logo，自動歸類科目為「水費」。
> * 邏輯補全： 看到「高雄地址」，自動推論並填入部門代碼「K」。
> * 規則擴充： 未來若需新增「台北分公司」的判斷邏輯，僅需調整提示詞即可生效。

* **高強度的環境適應力：**&#x5177;備抗干擾的視覺辨識能力，即使使用者上傳的手機翻拍照片存在陰影、皺褶、反光或輕微模糊，vLM 仍能依據上下文精準還原數值與文字，大幅降低人工重拍或補登的需求。

#### **🛠️ 精準的工具調用與邏輯執行 (Tool Use & Integration)** <a href="#tool-use-and-integration" id="tool-use-and-integration"></a>

* 自動化報表寫入： 透過 Google Sheets 寫入工具，助理能將解析後的資訊直接寫入指定的雲端試算表欄位。

> 取代了傳統「人工看單據、手動 Key-in 表格」的繁瑣流程，真正實現「單據一拍，報表即成」

* **結構化格式與 ERP 無縫對接** ： 強制規範輸出格式，確保資料能直接對應企業內部系統（ERP）要求。

> *應用實例：*
>
> * 日期統一： 無論發票寫 `2024/01/01` 或 `113年1月1日`，寫入前自動轉換為標準 `YYYY-MM-DD`。
> * 系統介接： 支援直接輸出標準 JSON 格式，供企業 ERP API 直接呼叫使用。

* **邏輯合規性驗證 (Logic Validation)：**&#x52A9;理不只傳遞資料，更能調用計算工具進行數值與合規性檢查。

> *應用實例：* 自動驗算 `合計 - 稅額 = 未稅金額`，或依據企業規範鎖定特定付款日（如每月 30 號），確保每一筆進入系統的資料都符合財務邏輯與資安規範。

{% file src="/files/FNT3jcDsiYliEi3defoC" %}

透過 MaiAgent 智慧帳單助理，財務團隊不僅能擺脫繁瑣的憑證輸入工作，更能確保每一筆費用的歸屬與代碼百分之百準確，真正實現從「單據」到「報表」的無人化自動處理！

**立即體驗帳單費用助理，讓您的財務流程不只是數位化，更是智慧化！**


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.maiagent.ai/application/km/billing-assistant.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.